Wie viele Phasen braucht eine gute Sales-Pipeline?

Kaum eine Frage spaltet Vertriebsteams so zuverlässig wie diese: Wie viele Phasen gehören in eine Sales-Pipeline? Die einen schwören auf vier knappe Schritte, die anderen pflegen vierzehn fein abgestufte Status mit Unterkategorien. Beide glauben, die Wahrheit gepachtet zu haben. Tatsächlich gibt es keine magische Zahl, sondern nur eine ehrliche Frage: Bildet Ihre Pipeline ab, wie bei Ihnen wirklich verkauft wird, oder bildet sie ab, wie ein Beratungs-PDF behauptet, dass verkauft werden sollte?

Was eine Phase überhaupt leisten muss

Eine Phase ist kein Etikett, sondern eine Entscheidung. Sie markiert einen Punkt, an dem sich am Verhältnis zur Kundin oder zum Kunden etwas Wesentliches verändert hat: ein Bedarf ist bestätigt, ein Budget steht, eine Entscheiderin sitzt am Tisch. Wenn Sie von einer Phase in die nächste wechseln, sollte sich klar benennen lassen, was sich verändert hat und was als Nächstes zu tun ist.

Daran scheitern die meisten überladenen Pipelines. «Erstkontakt», «Erstgespräch geführt» und «Folgegespräch geplant» sind keine drei Phasen, sondern drei Aktivitäten innerhalb derselben Phase. Sie blähen die Struktur auf, ohne neue Information zu liefern. Eine gute Faustregel lautet: Wenn der Übergang zwischen zwei Phasen nicht an einer Bedingung hängt, sondern nur an verstrichener Zeit, gehören die beiden vermutlich zusammen.

Die typischen fünf bis sieben Schritte

Für die allermeisten Schweizer KMU und Startups funktioniert eine Pipeline mit fünf bis sieben Phasen ausgezeichnet. Ein bewährtes Grundgerüst sieht so aus:

• Lead qualifiziert: Es gibt einen erkennbaren Bedarf und eine grobe Passung zu Ihrem Angebot.
• Bedarf geklärt: Sie verstehen das Problem, den Zeithorizont und wer mitentscheidet.
• Angebot erstellt: Eine konkrete Lösung mit Preis liegt auf dem Tisch.
• Verhandlung: Über Konditionen, Umfang oder Timing wird gesprochen.
• Gewonnen oder verloren: Die Entscheidung ist gefallen und dokumentiert.

Wer einen längeren Zyklus hat, etwa im Software- oder Maschinenverkauf, ergänzt sinnvoll eine Phase wie «Pilot» oder «Proof of Concept». Wer kurze, transaktionale Abschlüsse macht, kommt mit vier Schritten aus. Entscheidend ist nicht die Zahl, sondern dass jede Phase einem realen Moment in Ihrem Verkauf entspricht.

Eine Pipeline ist keine Sammlung von Schubladen, sondern eine Landkarte für die nächste sinnvolle Handlung.

Woran Sie merken, dass es zu viele sind

Zu viele Phasen erkennen Sie nicht an einer Tabelle, sondern am Verhalten Ihres Teams. Ein paar verlässliche Warnsignale:

1. Deals «kleben» in einer Phase, weil niemand genau weiss, was sie in die nächste schiebt.
2. Zwei Mitarbeitende ordnen denselben Deal unterschiedlich ein, und beide haben gute Gründe.
3. Die Pflege der Pipeline fühlt sich nach Bürokratie an statt nach Orientierung.
4. Beim Forecast diskutieren Sie über Definitionen statt über Wahrscheinlichkeiten.

Wenn drei dieser Punkte zutreffen, ist Ihre Pipeline zu fein granuliert. Dann hilft kein zusätzliches Feld, sondern ein beherztes Zusammenlegen. Streichen Sie jede Phase, die Sie nicht in einem Satz von der nächsten abgrenzen können.

Lieber nachschärfen als ausbauen

Die Versuchung ist gross, Unschärfe mit mehr Struktur zu bekämpfen. Meist ist das Gegenteil richtig. Statt eine neue Phase «Angebot nachgefasst» einzuführen, definieren Sie sauber, was «Angebot erstellt» bedeutet und welche Aktivität als Nächstes ansteht. Klarheit entsteht durch Reduktion, nicht durch Verzweigung.

Phasen sind nur die halbe Miete

Selbst die beste Phasenstruktur sagt Ihnen nicht, welcher Deal heute Ihre Aufmerksamkeit verdient. Ein Lead in «Verhandlung» kann faktisch tot sein, während einer in «Bedarf geklärt» kurz vor dem Abschluss steht. Genau hier wird es interessant: Nicht die Position in der Pipeline zählt, sondern die tatsächliche Dynamik dahinter, also Antwortzeiten, Gesprächsverlauf und die Frage, wer zuletzt den Ball hat.

Bei Advanzo setzen wir deshalb auf eine schlanke, anpassbare Pipeline und ergänzen sie um KI-gestützte Hilfen wie das «Deal-Scoring» und automatische Gesprächszusammenfassungen. So bleibt die Struktur einfach, während die Bewertung im Hintergrund klüger wird. Das passt zu unserer Haltung «remove complexity, not add it»: Eine Pipeline soll Ihnen die Arbeit erleichtern, nicht ein weiteres System sein, das gepflegt werden will. Wenn Sie sich also fragen, wie viele Phasen die richtige Zahl ist, lautet die ehrlichste Antwort: so wenige wie möglich, so viele wie nötig, damit jeder im Team weiss, was als Nächstes zu tun ist.