Mehrere Marken in einem CRM-Workspace

Mit Advanzo führst du mehrere Marken in einem Workspace: Jede Marke hat ihr eigenes Logo, ihre Farben, ihre Schriften und ihre Absender-Einstellungen. Offerten, Verträge und Webformulare übernehmen die Marke automatisch, sodass der Kunde der «Seegarten Wohnbau AG» nie das Logo einer anderen Marke sieht. Wo eine Marke nicht reicht, legst du einen zweiten Workspace an und wechselst mit einem Klick. Eigene Rollen, Teams und Sichtbarkeitsgruppen halten die Daten der Kunden auseinander.

Dieser Beitrag richtet sich an Agenturen, die für mehrere Kunden verkaufen, an Firmengruppen mit mehreren Brands und an Betriebe, die unter zwei Namen auftreten: etwa ein Elektrobetrieb mit eigener Smart-Home-Marke.

Das Problem heute: eine Marke pro Tool oder alles in einem Topf

Wer zwei oder drei Marken führt, kennt beide schlechten Varianten. Variante eins: pro Marke ein eigenes CRM-Konto. Dann pflegst du dreimal Nutzer, dreimal Vorlagen, dreimal Pipelines und zahlst dreimal Lizenzen. Ein Kontakt, der bei zwei Marken kauft, existiert zweimal, und niemand sieht die ganze Beziehung.

Variante zwei: alles in einem Konto, ohne Trennung. Die Offerte geht mit dem falschen Logo raus. Das Webformular der Tochtermarke legt Leads unter dem Absender der Muttergesellschaft an. Und die Praktikantin, die für Marke A arbeitet, sieht alle Deals von Marke B.

Beide Varianten kosten Zeit und Vertrauen. Für Agenturen kommt ein dritter Punkt dazu: Kundendaten verschiedener Mandanten dürfen sich nicht vermischen, und der Kunde will das belegt haben. Was das konkret heisst, beschreibt der Beitrag Datentrennung im Mehrmandanten-CRM.

Was eine Marke in Advanzo ist

Eine Marke ist in Advanzo ein Satz von Einstellungen, der auf Dokumente und Webformulare wirkt. Dazu gehören:

Logo: erscheint auf Offerten, Verträgen und Formularen.
Farben: Primär- und Akzentfarbe für Dokumente und Formulare.
Schriften: die Schrift, in der Dokumente gesetzt werden.
Absender-Einstellungen: unter welchem Namen und welcher Adresse Dokumente an den Kunden gehen.

Ein Workspace kann mehrere Marken haben. Beim Erstellen eines Dokuments oder Webformulars wählst du die Marke, und das Ergebnis übernimmt Logo, Farben, Schriften und Absender. Du gestaltest also nicht pro Dokument neu, sondern einmal pro Marke. Auch die KI-Entwürfe für Offerten und Verträge berücksichtigen die Marke; den Entwurf prüft und verschickt eine Person.

Wichtig: Kontakte, Firmen, Deals und Pipelines sind nicht an eine Marke gebunden. Ein Kontakt kann einen Deal bei Marke A und einen bei Marke B haben. Die Marke entscheidet, wie etwas nach aussen aussieht, nicht, wer es intern sieht. Dafür gibt es Rollen und Sichtbarkeitsgruppen, dazu weiter unten mehr.

Marke oder eigener Workspace: was du wann brauchst

Advanzo kennt zwei Ebenen. Die Marke lebt im Workspace und steuert das Aussehen. Der Workspace ist der Container für alle Daten: Kontakte, Deals, Nutzer, Rollen, Einstellungen. Ein Konto kann mehrere Workspaces haben. Du wechselst über die Workspace-Auswahl, und du kannst die Inhaberschaft eines Workspace an eine andere Person übertragen.

Frage	Marke im selben Workspace	Eigener Workspace
Teilen sich die Teams Kontakte und Deals?	Ja, gleiche Datenbasis	Nein, auf Datenebene getrennt
Wer bezahlt?	Ein Abo für alle Marken	Jeder Workspace hat sein eigenes Abo
Soll der Kunde das CRM später selbst übernehmen?	Nicht vorgesehen	Ja, per Übertragung der Inhaberschaft
Brauchen die Marken unterschiedliche Pipelines?	Ja, mehrere Pipelines pro Workspace	Ja
Dürfen Mitarbeitende alles sehen?	Über Rollen und Sichtbarkeitsgruppen steuerbar	Nur, wer eingeladen ist
Typischer Fall	Firmengruppe, Betrieb mit zwei Auftritten, Agentur mit eigenen Brands	Agentur, die das CRM eines Kunden betreibt

Faustregel: Wenn dieselben Leute dieselben Kunden unter verschiedenen Namen bedienen, reicht eine Marke. Wenn die Daten einem anderen Unternehmen gehören, nimm einen eigenen Workspace.

So richtest du mehrere Marken ein: Schritt für Schritt

Schritt 1: Marken anlegen

Öffne die Einstellungen des Workspace und lege pro Auftritt eine Marke an. Lade das Logo hoch, setze Farben und Schriften, hinterlege die Absender-Einstellungen. Rechne mit zehn Minuten pro Marke, wenn du Logo und Farbcodes bereit hast.

Schritt 2: Dokumente pro Marke testen

Erstelle eine Test-Offerte pro Marke aus einem bestehenden Deal. Prüfe Logo, Farben, Schrift und Absender in der Online-Ansicht und im PDF. Die Platzhalter für Kundenname, Deal-Wert und Produkttabelle bleiben für alle Marken gleich.

Schritt 3: Webformulare je Marke erstellen

Lege pro Marke die Formulare an, die du brauchst, etwa Kontakt, Offertanfrage oder Demo-Anfrage. Jedes Formular übernimmt die Marke. Binde es per Snippet auf der jeweiligen Website ein oder teile den gehosteten Link. Eingänge legen Kontakt, Firma und Deal automatisch an.

Schritt 4: Pipelines und Phasen zuordnen

Verkaufen die Marken unterschiedlich, lege pro Marke eine Pipeline mit eigenen Phasen an. Verkaufen sie gleich, reicht eine Pipeline, und ein eigenes Feld «Marke» am Deal macht die Auswertung möglich. Gespeicherte Ansichten pro Marke zeigen jedem Team nur seine Deals.

Schritt 5: Rollen, Teams und Sichtbarkeit setzen

Lege Teams pro Marke an, definiere Rollen mit Rechten pro Ressource und setze Sichtbarkeitsgruppen, damit Datensätze nur den Leuten angezeigt werden, die sie bearbeiten. Die Geschäftsleitung bekommt eine Rolle mit Sicht auf alles.

Schritt 6: Dashboard pro Marke bauen

Baue pro Marke ein Dashboard aus Karten: Deals pro Phase, gewonnen gegen verloren, Forecast, Aktivitäten pro Person. So siehst du im Montagsmeeting in zwei Minuten, welche Marke läuft und welche hängt.

Kundendaten trennen: Rollen, Teams und Sichtbarkeitsgruppen

Für Agenturen ist das der entscheidende Teil. Drei Werkzeuge greifen ineinander:

Eigene Rollen: Du definierst Rechte pro Ressource, also für Kontakte, Firmen, Deals, Dokumente oder Einstellungen. Eine Rolle «Sales Marke A» darf Deals bearbeiten, aber keine Nutzer verwalten.
Teams: Du fasst Personen zu Teams zusammen, etwa pro Marke oder pro Kundenmandat.
Sichtbarkeitsgruppen: Datensätze werden einer Gruppe zugeordnet. Wer nicht in der Gruppe ist, sieht den Datensatz nicht.

Dazu kommt das Audit-Log, das festhält, wer was geändert hat. Jeder Workspace ist auf Datenebene von den anderen isoliert. Wenn ein Kunde also verlangt, dass seine Daten nicht im selben Datenbestand wie andere Mandanten liegen, ist der eigene Workspace die Antwort. Wie du Rechte sauber vergibst, zeigt Wer darf was sehen: Berechtigungen im CRM richtig setzen.

Für den Fall, dass eine Agentur das CRM für einen Kunden aufbaut und später abgibt, gibt es die Übertragung der Inhaberschaft: Die Agentur legt den Workspace an, richtet Marke, Pipeline und Formulare ein und übergibt ihn danach an den Kunden. Das Vorgehen dazu steht im Beitrag über Kunden-Workspaces für Agenturen.

Checkliste: bist du bereit für mehrere Marken?

Du hast pro Marke Logo, Farbcodes und Schrift griffbereit.
Du weisst, unter welchem Absender jede Marke Dokumente verschickt.
Du hast entschieden, welche Marken sich Kontakte teilen und welche Daten in einen eigenen Workspace gehören.
Pro Marke existiert eine Test-Offerte, die jemand aus dem Team gegengelesen hat.
Jede Website hat ihr Webformular mit der richtigen Marke eingebettet.
Rollen und Teams sind definiert, und eine Person hat die Rechte pro Rolle durchgeklickt.
Sichtbarkeitsgruppen sind gesetzt, und ein Testnutzer ohne Rechte hat bestätigt, dass er nichts Fremdes sieht.
Für jede Marke gibt es ein Dashboard mit Deals pro Phase und Forecast.

Mini-Szenario: Kommunikationsagentur mit 16 Personen in Zürich

Die «Nordlicht Kommunikation AG» tritt unter drei Namen auf: die Agentur selbst, die Designtochter «Formwerk» und das Eventlabel «Stadtbühne». Bisher lief jede Marke in einem eigenen CRM-Konto. 340 Kontakte waren doppelt angelegt, und zwei Offerten pro Quartal gingen mit dem falschen Logo raus. Dazu betreibt die Agentur für zwei Kunden deren CRM, und diese Kunden wollen ihre Daten getrennt wissen.

Die neue Struktur: ein Workspace mit drei Marken für die eigenen Auftritte, zwei weitere Workspaces für die beiden Kundenmandate. Die zwei Kunden-Workspaces laufen auf eigenen Abos: einer mit drei Nutzern, der andere vorerst mit einer Person. Die KI läuft über den eigenen Anthropic-Schlüssel der Agentur. Nach zwei Wochen: null Dubletten, kein falsches Logo mehr, und jede Kundin sieht im Audit-Log, wer in ihrem Workspace was geändert hat.

Typische Fehler

Alles in einen Workspace packen: Kundendaten verschiedener Mandanten gehören nicht in denselben Datenbestand. Marken trennen das Aussehen, nicht die Daten.
Für jede Kleinigkeit einen Workspace anlegen: Zwei Auftritte desselben Betriebs mit denselben Kunden brauchen zwei Marken, nicht zwei Workspaces. Sonst pflegst du Kontakte doppelt.
Rollen aus der Standardliste nehmen und nie anpassen: Definiere Rechte pro Ressource bewusst. Wer nur Deals bearbeitet, braucht keinen Zugriff auf Einstellungen.
Sichtbarkeitsgruppen vergessen: Eine Rolle regelt, was jemand tun darf. Die Gruppe regelt, welche Datensätze jemand überhaupt sieht. Beides zusammen ergibt die Trennung.
Absender nicht prüfen: Das Logo stimmt, aber die Offerte kommt vom Agentur-Absender. Teste jede Marke mit einem echten Dokument, bevor der erste Kunde eines bekommt.
Den Workspace nie übergeben: Wenn der Kunde das CRM selbst betreiben soll, übertrage die Inhaberschaft. Sonst hängt sein Abo an deinem Konto.

Häufige Fragen

Wie viele Marken kann ein Workspace haben?

Mehrere. Jede Marke bringt Logo, Farben, Schriften und Absender-Einstellungen mit. Dokumente und Webformulare übernehmen die gewählte Marke. Kontakte, Firmen und Deals bleiben für alle Marken im selben Datenbestand.

Sehen meine Mitarbeitenden die Deals aller Marken?

Nur, wenn du das so einstellst. Mit eigenen Rollen legst du Rechte pro Ressource fest, mit Teams und Sichtbarkeitsgruppen steuerst du, welche Datensätze eine Person sieht. Ein Team für Marke A sieht dann nur die Datensätze seiner Gruppe.

Wann brauche ich einen zweiten Workspace statt einer zweiten Marke?

Wenn die Daten einem anderen Unternehmen gehören oder vollständig getrennt sein müssen. Jeder Workspace ist auf Datenebene isoliert und hat sein eigenes Abo. Eine Agentur, die das CRM eines Kunden betreibt, nimmt dafür einen eigenen Workspace.

Kann ich einen Workspace an einen Kunden übergeben?

Ja. Die Inhaberschaft eines Workspace lässt sich auf eine andere Person übertragen. Die Agentur richtet ein, der Kunde übernimmt und zahlt sein Abo selbst. Du kannst als eingeladener Nutzer mit passender Rolle weiter mitarbeiten.

Übernehmen auch E-Mails die Marke?

Die Marke wirkt auf Dokumente und Webformulare. E-Mails gehen über dein verbundenes Gmail-, Microsoft-365- oder IMAP-Konto mit deiner persönlichen Signatur raus. Für Dokumente gelten die Absender-Einstellungen der Marke.

Wenn du das in Advanzo ausprobieren willst: advanzo.app.