Webformulare: Anfragen direkt in die Pipeline

Mit Webformularen in Advanzo landet eine Anfrage von deiner Website nicht als Mail in einem Posteingang, sondern als Kontakt, Firma und Deal in deiner Pipeline. Du baust das Formular aus einer von sieben Vorlagen, bettest es mit einem Snippet ein oder teilst es als Link, und jede Einsendung legt die Datensätze automatisch an. Ein Workflow erzeugt dazu die Folgeaufgabe, damit die Anfrage am gleichen Tag eine Antwort bekommt.

Dieser Beitrag richtet sich an kleine Teams in der Schweiz mit eigener Website, die Anfragen heute per Kontaktformular oder Mail erhalten und sie von Hand ins CRM übertragen, oder gar nicht.

Das Problem heute: Das Kontaktformular schickt eine Mail, und dann?

Fast jede Website hat ein Kontaktformular. Fast jedes Kontaktformular schickt eine Mail an info@. Und dort endet in vielen Betrieben die Automatisierung.

Die Mail landet zwischen Newslettern und Lieferantenrechnungen. Jemand liest sie, vielleicht am gleichen Tag, vielleicht erst am Montag. Dann tippt diese Person Name, Firma und Telefonnummer ins CRM ab, sofern sie daran denkt. Oft bleibt die Anfrage im Posteingang und wird direkt aus dem Mailprogramm beantwortet. Im CRM taucht der Lead nie auf. Beim Wochenreview zählt die Pipeline 18 Deals, in Wirklichkeit sind es 25.

Dazu kommen Tippfehler bei E-Mail-Adressen, verlorene Anhänge und die Frage, welches Formular die Anfrage überhaupt ausgelöst hat: die Preisanfrage, die Demo-Buchung oder das Supportformular. Was fehlt, ist die Verbindung zwischen Formular und Pipeline.

Wie Schweizer Firmen mit Inbound-Anfragen umgehen, ohne Druck aufzubauen, liest du in Inbound auf Schweizer Art.

Was ein Webformular im CRM anders macht

Ein Webformular in Advanzo ist kein Fremdkörper, den du über eine Schnittstelle anbindest. Es gehört zum CRM. Die Felder des Formulars entsprechen den Feldern von Kontakt, Firma und Deal, inklusive deiner eigenen Felder. Eine Einsendung erzeugt die Datensätze direkt, mit den Werten aus dem Formular.

Schritt	Formular schickt eine Mail	Webformular in Advanzo
Anfrage trifft ein	Mail an info@	Kontakt, Firma und Deal in der ersten Phase
Erfassung	Von Hand abtippen	Automatisch, Felder eins zu eins übernommen
Zuständigkeit	Wer die Mail zuerst liest	Workflow legt Aufgabe mit Fälligkeit an
Erscheinungsbild	Standard des Website-Baukastens	Logo, Farben und Schrift deiner Marke
Auswertung	Keine	Deals nach Phase im Dashboard
Reaktionszeit	Stunden bis Tage	Aufgabe am gleichen Tag, Erinnerung inklusive

Dazu kommt: Das Formular erbt die Marke des Workspace. Logo, Farben und Schriften sind gesetzt, ohne dass du CSS schreibst. Betreibst du mehrere Marken, nimmt jedes Formular die Marke, zu der es gehört. Und weil Kontakt und Deal im gleichen System liegen wie dein Postfach, hängt die erste Antwort automatisch an der Anfrage.

Weil jeder Deal aus dem Formular in der Pipeline liegt, kannst du die Website wie einen Vertriebskanal auswerten. Eine gespeicherte Ansicht zeigt alle Deals aus Formularen, ein Dashboard zeigt, wie viele davon gewonnen und verloren wurden und wie lange sie in der Phase «Anfrage» liegen. Das ist die Zahl, die dir sagt, ob die Website verkauft oder nur Besucher zählt.

Die sieben Vorlagen und wofür du sie nimmst

Advanzo liefert sieben Formularvorlagen mit. Du passt Felder und Texte an, startest aber nicht bei null.

Kontakt: das klassische Formular für die Kontaktseite. Name, Firma, E-Mail, Nachricht.
B2B-Leadgewinnung: für Landingpages und Downloads. Fragt Firma, Rolle und Firmengrösse ab, damit die Fit-Bewertung später etwas zum Arbeiten hat.
Demo-Anfrage: für Software und erklärungsbedürftige Produkte. Wunschtermin und Teamgrösse inklusive.
Newsletter-Anmeldung: ein Feld, ein Klick, ein neuer Kontakt mit Tag.
Event-Registrierung: für Workshops, Webinare und Kundenanlässe. Teilnehmende werden zu Kontakten, mit Firma.
Offertenanfrage: für Handwerk, Bau und Dienstleister. Projektbeschrieb, Budgetrahmen, Zeitfenster.
Support: für bestehende Kunden, damit auch Anliegen nach dem Abschluss im CRM liegen und nicht in einem separaten Posteingang.

Alle sieben Vorlagen bettest du mit einem Snippet in jede Website und jedes CMS ein, ob Webflow, WordPress oder eine selbst gebaute Seite. Oder du teilst das Formular als gehosteten Link, etwa in einer E-Mail-Signatur oder hinter einem QR-Code am Messestand.

So baust du ein Webformular in Advanzo

Schritt 1: Vorlage wählen

Wähle die Vorlage, die zum Zweck der Seite passt. Für die Kontaktseite die Vorlage «Kontakt», für eine Preisanfrage «Offertenanfrage». Wenn du nur ein Formular willst, nimm die Offertenanfrage: Sie fragt die Angaben ab, die du für einen Deal ohnehin brauchst.

Schritt 2: Felder anpassen

Entferne, was du nicht brauchst, und ergänze, was dir fehlt. Jedes Feld entspricht einem Feld im CRM. Brauchst du etwas Eigenes, etwa «Objekttyp» oder «Gewünschter Starttermin», legst du ein eigenes Feld auf dem Deal an und nimmst es ins Formular. Fünf bis sieben Felder reichen in der Regel, jedes weitere Feld kostet Einsendungen.

Schritt 3: Marke und Texte prüfen

Das Formular übernimmt Logo, Farben und Schrift deiner Marke. Prüfe Titel, Feldbezeichnungen und den Text auf dem Button. «Offerte anfordern» holt mehr Einsendungen als «Absenden».

Schritt 4: Einbetten oder Link teilen

Kopiere das Snippet und füge es an der gewünschten Stelle deiner Website ein. In Webflow oder WordPress ist das ein Embed-Element. Alternativ nimmst du den gehosteten Link, wenn die Website nicht angefasst werden soll oder das Formular auf einem Flyer oder in einer Signatur stehen soll.

Schritt 5: Testeinsendung

Fülle das Formular selbst aus, mit einer Testfirma wie «Praxis am See». Prüfe danach in Advanzo: Gibt es den Kontakt? Die Firma? Liegt der Deal in der richtigen Pipeline und Phase? Stehen die eigenen Felder richtig gefüllt am Deal? Korrigiere, bevor das Formular live geht.

Schritt 6: Workflow für die Folgeaufgabe

Lege einen Workflow an: Wenn ein Deal erstellt wird, dann erstelle eine Aufgabe «Erstkontakt» mit Fälligkeit am nächsten Arbeitstag. Die Aufgabe erscheint in der Agenda der zuständigen Person, mit Erinnerung. Soll das Team sofort Bescheid wissen, feuert derselbe Workflow einen Webhook in euren Slack- oder Teams-Kanal. Weitere Regeln dieser Art zeigt repetitive Aufgaben im Vertrieb automatisieren.

Checkliste: Ist dein Webformular sauber aufgesetzt?

Das Formular basiert auf der Vorlage, die zum Zweck der Seite passt.
Es fragt höchstens sieben Felder ab, und jedes Feld hat ein Gegenstück im CRM.
Eine Testeinsendung hat Kontakt, Firma und Deal in der richtigen Phase angelegt.
Der Button sagt, was passiert: «Offerte anfordern», «Demo buchen», «Platz reservieren».
Logo, Farben und Schrift entsprechen der Marke der Website.
Ein Workflow legt bei jedem neuen Deal eine Aufgabe mit Fälligkeit an.
Eine Person ist dafür verantwortlich, diese Aufgaben täglich abzuarbeiten.
Eine gespeicherte Ansicht zeigt alle Deals aus Webformularen der letzten 30 Tage.
Im Dashboard siehst du, wie viele dieser Deals gewonnen oder verloren wurden.

Mini-Szenario: Wohnbau-Unternehmen mit 8 Personen in Luzern

Die Seegarten Wohnbau AG in Luzern baut und saniert Mehrfamilienhäuser. Acht Mitarbeitende, davon vier mit Kundenkontakt: der Geschäftsführer, zwei Projektleiter und eine Person im Backoffice. Über die Website kommen rund 30 Anfragen pro Monat, die meisten über das Kontaktformular des Website-Baukastens. Die Mails gehen an info@, das Backoffice tippt sie ins CRM ab. Im letzten Quartal gingen schätzungsweise zwei bis drei Anfragen pro Monat verloren, weil sie zwischen anderen Mails liegen blieben. Bei einem durchschnittlichen Projektwert von CHF 85'000 und einer Abschlussquote von einem Auftrag pro acht Anfragen kostet jede verlorene Anfrage rechnerisch rund CHF 10'600.

Die Umstellung: Das alte Kontaktformular wird durch das Advanzo-Webformular «Offertenanfrage» ersetzt, eingebettet per Snippet, mit den eigenen Feldern «Objekttyp» und «Gewünschter Starttermin». Ein Workflow legt bei jedem neuen Deal eine Aufgabe «Erstkontakt bis morgen» für den Backoffice-Mitarbeiter an. Die vier Personen arbeiten ab jetzt in Advanzo. Nach dem ersten Monat: 31 Anfragen, 31 Deals in der Phase «Anfrage», keine davon verloren, Erstkontakt im Schnitt nach fünf Arbeitsstunden. Im Dashboard sieht der Geschäftsführer erstmals, dass die Offertenanfragen zu 40 Prozent Sanierungen betreffen, nicht Neubauten.

Typische Fehler bei Webformularen

Zu viele Felder: Ein Formular mit zwölf Pflichtfeldern wird abgebrochen. Frag nur, was du für den ersten Kontakt brauchst, den Rest klärst du im Gespräch.
Formular live, aber niemand zuständig: Ohne Workflow und ohne verantwortliche Person liegen die Deals in der Pipeline wie vorher die Mails im Posteingang.
Keine Testeinsendung: Wer das Formular nie selbst ausfüllt, merkt erst beim Kunden, dass ein Feld in der falschen Spalte landet.
Falsche Vorlage: Ein Supportformular für Neukundenanfragen fragt nach einer Kundennummer, die der Interessent nicht hat.
Altes Formular parallel laufen lassen: Zwei Formulare auf derselben Seite heissen zwei Eingangskanäle. Ersetze das alte Formular vollständig.
Telefon als Pflichtfeld: Viele Interessenten brechen ab, wenn sie eine Nummer angeben müssen. Mach das Feld optional und frag beim Erstkontakt nach.
Quelle nicht auswerten: Wer nicht misst, wie viele Formular-Deals gewonnen werden, weiss nicht, ob die Website verkauft.

Häufige Fragen

Brauche ich Programmierkenntnisse für das Webformular?

Nein. Du wählst eine Vorlage, passt die Felder an und kopierst ein Snippet in deine Website. Wer ein YouTube-Video einbetten kann, kann auch ein Advanzo-Formular einbetten. Soll die Website gar nicht angefasst werden, nimmst du den gehosteten Link.

Kann ich eigene Felder abfragen?

Ja. Eigene Felder auf Kontakten, Firmen und Deals stehen im Formular zur Verfügung. So kannst du Angaben wie Objekttyp, Teamgrösse oder gewünschten Starttermin direkt in den Deal schreiben lassen, ohne sie nachträglich abzutippen.

Sieht das Formular aus wie meine Website?

Das Formular erbt Logo, Farben und Schriften der Marke, die du in Advanzo hinterlegt hast. Betreibst du mehrere Marken in einem Workspace, bekommt jedes Formular die Marke, zu der es gehört. CSS musst du dafür nicht schreiben.

Wer erfährt, dass eine Anfrage eingegangen ist?

Das regelst du mit einem Workflow. Wenn ein Deal erstellt wird, legt er eine Aufgabe für die zuständige Person an, die eine Benachrichtigung in der App und per E-Mail erhält. Zusätzlich kann derselbe Workflow einen Webhook an Slack, Teams, Make oder n8n senden. Eine native Slack-App gibt es nicht, der Webhook übernimmt diese Rolle.

Hilft der Autopilot bei Anfragen aus dem Formular?

Ja. Der Deal aus dem Formular ist ein offener Deal, und der Autopilot liest offene Deals. Er bewertet den Fit gegen dein ideales Kundenprofil, schlägt Aufgaben und einen Antwortentwurf vor und legt alles ins Freigabe-Postfach. Gesendet oder verschoben wird erst, wenn eine Person freigibt. Wie du Leads danach weiter qualifizierst, zeigt Lead-Management-Software für die Schweiz.

Wenn du das in Advanzo ausprobieren willst: advanzo.app.