Eine Konsole für alle Kunden-Workspaces: Agentur-Modus in der Praxis

Wer als Agentur oder Beratung mehrere Kunden-CRMs betreut, kennt das Problem: fünf Logins, fünf Browserfenster, fünf halb gepflegte Systeme. Der Agentur-Modus in Advanzo löst das mit einem einfachen Prinzip: jeder Kunde bekommt seinen eigenen Workspace, und du steuerst alle über eine zentrale Agentur-Konsole – mit unbegrenzt vielen Kunden-Workspaces pro Account.

Dieser Artikel zeigt, wie der Agentur-Modus in der Praxis funktioniert: vom Anlegen des ersten Kunden-Workspace über den Alltag mit mehreren Mandaten bis zur Übergabe an den Kunden. Alles Beschriebene ist heute in Advanzo verfügbar – kein Zukunftsversprechen.

Was ist der Agentur-Modus in Advanzo?

Der Agentur-Modus erlaubt dir, unter einem einzigen Advanzo-Account beliebig viele getrennte Kunden-Workspaces zu führen. Die Agentur-Konsole listet alle Workspaces auf, die dir gehören oder die mit dir geteilt wurden, und du wechselst mit einem Klick zwischen ihnen – ohne Logout, ohne zweiten Browser.

Jeder Workspace ist dabei ein vollwertiges CRM mit eigener Pipeline, eigenen Kontakten, eigenen E-Mail-Anbindungen und eigenen Rollen. Was im Workspace von Kunde A passiert, bleibt bei Kunde A. Für Agenturen, die CRM-Setups als Dienstleistung anbieten, ist das die technische Grundlage des Geschäftsmodells – mehr dazu auf unserer Partner-Seite.

Warum ein eigener Workspace pro Kunde?

Weil ein gemeinsames CRM mit «Tags pro Kunde» früher oder später zum Risiko wird: Vertrauliche Daten verschiedener Mandate liegen nebeneinander, Auswertungen vermischen sich, und bei der Übergabe kannst du nichts sauber herauslösen. Ein Workspace pro Kunde trennt Daten von Anfang an strukturell.

Dazu kommt der praktische Vorteil: Jeder Kunden-Workspace kann seine eigene Pipeline-Logik, eigene Phasen und eigene E-Mail-Konten haben. Ein Treuhandmandat verkauft anders als ein Software-Startup – im eigenen Workspace bildest du das ab, ohne Kompromisse. Warum strukturelle Datentrennung auch rechtlich zählt, vertieft unser Beitrag zur Datentrennung im Mehrmandanten-CRM.

Wie behältst du mit der Agentur-Konsole den Überblick?

Die Konsole ist deine Kommandozentrale: eine Liste aller eigenen und geteilten Workspaces, aus der heraus du wechselst, neue Workspaces erstellst oder einen Workspace an den Kunden überträgst. Du siehst auf einen Blick, welche Mandate du besitzt und wo du als Mitarbeitender eingeladen bist.

Drei Dinge machst du direkt aus der Konsole:

• Wechseln: Mit einem Klick in den Workspace eines Kunden springen – der Kontext (Pipeline, Kontakte, E-Mails) lädt sofort.
• Erstellen: Für einen neuen Kunden in Minuten einen frischen Workspace anlegen, sauber und leer.
• Übertragen: Einen fertig aufgesetzten Workspace an den Kunden übergeben – die Eigentümerschaft wechselt, dein Zugriff bleibt auf Wunsch bestehen.

Eine Übersicht der Konsole findest du auf der Seite zur Agentur-Konsole.

Wie legst du einen neuen Kunden-Workspace an?

Direkt aus der Agentur-Konsole: Workspace erstellen, Kundennamen vergeben, fertig – der neue Workspace ist sofort einsatzbereit und komplett leer. Von dort baust du das Setup in einer sinnvollen Reihenfolge auf, bevor das Kundenteam dazukommt.

In der Praxis hat sich dieser Ablauf bewährt:

1. Pipeline definieren: Phasen so benennen, wie der Kunde wirklich verkauft – nicht nach Lehrbuch.
2. Stammdaten importieren: Kontakte und Firmen aus Excel oder dem Altsystem einspielen, Duplikate gleich bereinigen.
3. E-Mail anbinden: Die Postfächer des Kundenteams verbinden (Gmail, Outlook oder IMAP), damit Korrespondenz automatisch am Deal landet.
4. Team einladen: Die Mitarbeitenden des Kunden als Mitglieder in den Workspace holen und die ersten Deals gemeinsam durchspielen.

Weil jeder Workspace klein und leer startet, dauert ein sauberes Grund-Setup eher Tage als Wochen – und du kannst es beliebig oft wiederholen, für jeden neuen Kunden gleich.

Was bedeutet «geteilte Workspaces» in der Konsole?

Die Konsole unterscheidet zwischen Workspaces, die dir gehören, und solchen, die mit dir geteilt wurden. Geteilt heisst: Der Workspace gehört jemand anderem – zum Beispiel einem Kunden nach der Übergabe –, aber du bist als Mitarbeitende eingeladen und arbeitest weiter darin mit.

Für Agenturen ist das der Normalzustand nach ein paar Monaten: eigene Workspaces für laufende Aufbauprojekte, geteilte Workspaces für übergebene Mandate in der Betreuung. Beides bleibt in einer Liste sichtbar, du mischst nichts und verlierst nichts aus den Augen.

Wie sieht der Alltag mit mehreren Kunden-Workspaces aus?

Der Alltag wird planbar, weil jeder Kunde ein klar abgegrenzter Arbeitsraum ist: Du öffnest morgens die Konsole, gehst deine aktiven Mandate durch und arbeitest pro Workspace fokussiert – statt in einem Sammel-CRM ständig zu filtern, wem welcher Deal gehört.

Bewährt haben sich drei einfache Gewohnheiten:

• Namenskonvention: Benenne Workspaces einheitlich, etwa «Kunde – Projektphase». So bleibt die Konsole auch mit zwanzig Mandaten lesbar.
• Feste Zeitfenster: Blocke pro Kunde feste Slots, statt ständig zwischen Workspaces zu springen. Der Wechsel ist zwar nur ein Klick – dein Kopf braucht trotzdem Fokus.
• Ein Muster-Setup: Definiere für dich ein Standard-Vorgehen (Phasen, Pflichtfelder, erste Workflows), das du in jedem neuen Kunden-Workspace von Hand nachbaust. So wird jedes Setup konsistent.

Und wenn ein Mandat endet? Dann übergibst du den Workspace oder er läuft aus – ohne dass andere Kunden davon betroffen sind. Auch das ist ein stiller Vorteil des Modells: Jedes Mandat hat einen klaren Anfang und ein klares Ende, technisch wie kommerziell.

Wie kommt der Kunde später an sein CRM?

Per Workspace-Übergabe: Du überträgst die Eigentümerschaft des Workspace an den Kunden, und auf Wunsch bleibst du als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter mit Zugriff an Bord. Der Kunde besitzt sein CRM samt allen Daten – du betreust weiter, ohne dazwischenzustehen.

Genau dieses Setup-und-Handover-Modell macht CRM-Projekte für Agenturen attraktiv: Aufbau als Projekt, Betreuung als Retainer. Wie eine saubere Übergabe Schritt für Schritt abläuft, zeigt unser Leitfaden zur CRM-Übergabe an den Kunden.

Welche Rollen und Rechte gibt es pro Workspace?

Advanzo unterscheidet pro Workspace zwischen Admin- und Mitglied-Rollen. Als Agentur bist du während des Projekts Admin im Kunden-Workspace; das Team des Kunden arbeitet als Mitglieder mit. Nach der Übergabe dreht sich das Bild: Der Kunde ist Admin im eigenen System, du bleibst – falls gewünscht – als Mitarbeitende eingeladen.

Wichtig: Rollen gelten immer pro Workspace. Dass du bei Kunde A Admin bist, gibt dir bei Kunde B keinerlei Rechte. Auch das ist Teil der strukturellen Trennung zwischen Mandaten.

Für den Projektalltag heisst das konkret: Du kannst im Kunden-Workspace alles einrichten, was das Setup braucht – Pipeline, Felder, E-Mail-Konten, Workflows –, während das Kundenteam von Anfang an im selben System mitarbeitet und den Umgang mit echten Deals lernt. Es gibt kein «Testsystem», das später mühsam in ein Produktivsystem überführt werden müsste.

Was kostet das Setup für Agenturen?

Jeder Workspace startet kostenlos mit bis zu 25 Deals – ideal, um ein Kunden-Setup aufzubauen und zu zeigen, bevor Kosten entstehen. Danach kostet Advanzo CHF 25 pro Nutzer/Monat (Plus) oder pauschal CHF 350 pro Monat für unbegrenzte Nutzer (Pro Unlimited); Details auf der Preisseite. Das KI-Add-on lässt sich pro Workspace für CHF 9 pro Nutzer/Monat zuschalten.

Für Agenturen, die regelmässig Kunden-CRMs aufsetzen, gibt es zudem das Partnerprogramm mit eigenen Konditionen – die Übersicht dazu steht auf der Seite Advanzo für Agenturen.

Häufige Fragen (FAQ)

Wie viele Kunden-Workspaces kann eine Agentur anlegen?

Unbegrenzt viele. Der Agentur-Modus ist genau dafür gebaut: Jeder Kunde bekommt seinen eigenen Workspace, und die Agentur-Konsole listet alle eigenen und geteilten Workspaces übersichtlich auf.

Sehen meine Kunden die Daten anderer Kunden?

Nein. Jeder Workspace ist strikt getrennt: eigene Kontakte, eigene Deals, eigene Nutzer. Rollen und Rechte gelten nur innerhalb des jeweiligen Workspace, ein Zugriff über Workspace-Grenzen hinweg existiert nicht.

Kann ich einen Workspace später an den Kunden übertragen?

Ja. Die Übergabe überträgt die Eigentümerschaft an den Kunden; auf Wunsch behältst du weiterhin Zugriff als Mitarbeitende. So wird aus dem Agentur-Setup das eigene CRM des Kunden – ohne Datenexport oder Neuaufbau.

Funktioniert die KI in jedem Kunden-Workspace?

Ja, die KI-Funktionen inklusive Autopilot werden pro Workspace aktiviert – per KI-Add-on (CHF 9 pro Nutzer/Monat) oder mit eigenem API-Key. Die Aktivierung ist bewusst Opt-in: Jeder Kunde entscheidet selbst, ob KI zum Einsatz kommt.

Wo liegen die Daten der Kunden-Workspaces?

In der Schweiz. Advanzo hostet die Daten aller Workspaces in der Schweiz und erfüllt die Anforderungen von DSG und DSGVO – ein Argument, das bei Schweizer Endkunden regelmässig den Ausschlag gibt.

Du willst den Agentur-Modus selbst ausprobieren? Starte Advanzo kostenlos, lege deinen ersten Kunden-Workspace an und baue das Setup auf – bezahlt wird erst, wenn das Mandat wächst.