From CRM to pipeline to BYOK: the most important terms around CRM and sales – explained briefly and clearly.
Every definition in 40 to 80 words – no jargon, with clear examples.
Terms explained the way they actually come up in the day-to-day sales work of SMEs and startups.
You will find many terms as features in Advanzo – from deal scoring to workflows.
18 terms from automation to workflow – maintained by the Advanzo team and continuously extended.
These terms are searched most frequently:
From term to understanding in three steps.
Find the term in the list below – all definitions live on this page.
Every definition explains the term in 40 to 80 words – with a link to day-to-day sales work.
See how Advanzo puts the term into practice – or start for free right away.
“Who is this glossary for?”
For founders, SME teams and everyone who works with CRM terms in sales – no prior knowledge required.
“How up to date are the definitions?”
The glossary is maintained by the Advanzo team and continuously extended. Last updated: August 2026.
“Is a term missing?”
Write to us via the contact page – we regularly add new terms to the glossary.
“Can I try the terms directly in Advanzo?”
Yes. Advanzo is free to start – you will find pipeline, deal scoring and workflows right in the product.
Automatisierung heisst, wiederkehrende Aufgaben im Vertrieb an dein System abzugeben: Erinnerungen, Aufgaben, Statuswechsel. Wichtig ist das richtige Mass – automatisiere die Routine, aber halte die Kundenbeziehung persönlich. In Advanzo übernehmen heute Workflows diese Rolle; ein visueller Automations-Builder mit KI-Copilot ist in Entwicklung.
BYOK steht für Bring Your Own Key: Du nutzt KI-Funktionen mit deinem eigenen API-Schlüssel eines KI-Anbieters statt über das Add-on des Herstellers. In Advanzo hast du beide Wege: das KI-Add-on für CHF 9 pro Nutzer und Monat – oder deinen eigenen Anthropic-API-Key.
Churn bezeichnet die Abwanderung von Kunden: den Anteil, der innerhalb eines Zeitraums kündigt oder nicht mehr kauft. Eine hohe Churn-Rate frisst dein Wachstum, denn Neukunden zu gewinnen ist teurer, als Bestandskunden zu halten. Ein CRM hilft, Warnsignale früh zu erkennen und rechtzeitig zu reagieren.
Die Conversion Rate misst, welcher Anteil einer Stufe in die nächste übergeht – etwa vom Lead zum Deal oder vom Angebot zum Abschluss. Sie zeigt, wo dein Verkaufsprozess Deals verliert. Wer seine Conversion Rates pro Phase kennt, weiss genau, an welcher Stelle eine Verbesserung am meisten bringt.
CRM steht für Customer Relationship Management: die Pflege deiner Kundenbeziehungen mit System. Ein CRM-System bündelt Kontakte, Firmen, Deals und die gesamte Kommunikation an einem Ort. Statt Excel-Listen und verstreuter E-Mails hat dein Team eine gemeinsame, aktuelle Sicht auf jeden Kunden – und verpasst kein Follow-up mehr. Moderne CRMs wie Advanzo ergänzen das mit KI-Unterstützung.
Ein Deal ist eine konkrete Verkaufschance: ein möglicher Abschluss mit einem bestimmten Kunden, einem erwarteten Betrag und einer Phase in deiner Pipeline. Deals bündeln alles, was dazugehört – Kontakte, E-Mails, Aufgaben, Notizen und Dokumente. So weisst du vor jedem Gespräch sofort, wo ihr steht.
Beim Deal-Scoring bewertet die KI deine offenen Deals mit einer Zahl von 0 bis 100. In Advanzo fliessen vier Faktoren gleichwertig ein: Engagement, Momentum, Timing und Grösse. Der Score ist eine Momentaufnahme auf Abruf und hilft dir zu entscheiden, welche Deals deine Aufmerksamkeit zuerst brauchen.
Das DSG ist das Schweizer Datenschutzgesetz, die DSGVO das Pendant der EU. Beide regeln, wie du Personendaten erheben, speichern und nutzen darfst. Für CRM-Nutzer heisst das: transparente Datenhaltung, Auskunftsrechte und sichere Speicherung. Advanzo hostet deine Daten in der Schweiz und erfüllt die Anforderungen beider Gesetze.
Ein Follow-up ist das Nachfassen nach einem Kontakt – etwa nach einem Erstgespräch oder einem verschickten Angebot. Die meisten Abschlüsse brauchen mehrere Follow-ups. Ein CRM erinnert dich zur richtigen Zeit daran, damit kein Deal an Vergesslichkeit scheitert und du höflich, aber konsequent dranbleibst.
Der Forecast ist deine Umsatzprognose: Welche Deals werden voraussichtlich wann und mit welcher Wahrscheinlichkeit abgeschlossen? Grundlage sind Pipeline-Daten wie Phase, Betrag und Abschlussdatum. Ein realistischer Forecast hilft dir, Kapazitäten, Einstellungen und Ausgaben zu planen – ohne Glaskugel.
Hosting Schweiz bedeutet, dass deine Daten auf Servern in der Schweiz gespeichert werden – unter Schweizer Recht. Für viele KMU, Treuhänder und Beratungen ist das die Voraussetzung, um Kundendaten guten Gewissens einem Cloud-Tool anzuvertrauen. Advanzo hostet alle Kundendaten in der Schweiz.
Human-in-the-Loop bedeutet: Die KI schlägt vor, ein Mensch genehmigt. Jede Aktion – etwa ein E-Mail-Entwurf oder eine Phasenänderung – wartet auf deine Freigabe, bevor etwas passiert. Das Prinzip verbindet das Tempo der KI mit dem Urteilsvermögen deines Teams. Advanzo setzt konsequent darauf: E-Mails werden nie automatisch versendet.
Das Ideal Customer Profile beschreibt deinen idealen Kunden: Branche, Grösse, Region, Budget und typische Probleme. Ein klares ICP hilft dir, die richtigen Leads zu priorisieren und Streuverluste zu vermeiden. In Advanzo nutzt die KI dein ICP, um neue Kontakte nach ihrem Fit zu bewerten.
Kanban ist eine visuelle Darstellung deiner Arbeit in Spalten. Im CRM zeigt das Kanban-Board deine Pipeline: Jede Spalte ist eine Phase, jede Karte ein Deal. Per Drag-and-drop ziehst du Deals von Phase zu Phase und siehst sofort, wo sich Arbeit staut – und wo Umsatz wartet.
Ein Lead ist ein potenzieller Kunde, der Interesse gezeigt hat, aber noch nicht qualifiziert ist – etwa eine Anfrage über dein Kontaktformular. Aus einem Lead wird ein Deal, sobald du das Potenzial geprüft hast. Sauberes Lead-Management entscheidet, ob Anfragen liegen bleiben oder zu Umsatz werden.
Die Pipeline bildet deinen Verkaufsprozess in Phasen ab – zum Beispiel von der ersten Anfrage über das Angebot bis zum Abschluss. Jeder Deal durchläuft diese Phasen. So siehst du auf einen Blick, wie viel Umsatz in welcher Phase steckt, wo Deals stocken und was als Nächstes ansteht.
Ein Sales Copilot ist eine KI, die dich im Vertrieb unterstützt, ohne dir das Steuer abzunehmen. Sie analysiert E-Mails und Pipeline, schlägt Antwortentwürfe, Aufgaben und nächste Schritte vor – und du entscheidest, was umgesetzt wird. In Advanzo heisst dieser Copilot Autopilot.
Ein Workflow ist eine einfache Wenn-dann-Regel in deinem CRM: Wenn ein Ereignis eintritt – etwa ein neuer Deal oder eine Phasenänderung – folgt automatisch eine Aktion, zum Beispiel eine Aufgabe oder eine Benachrichtigung. Workflows nehmen dir Routinearbeit ab, ohne dass du Prozesse neu erfinden musst.
Aktualisiert: August 2026
Automation means handing recurring sales tasks over to your system: reminders, tasks, status changes. The key is the right dose – automate the routine, keep the customer relationship personal. In Advanzo, workflows play this role today; a visual automations builder with an AI copilot is in development.
BYOK stands for Bring Your Own Key: you run AI features with your own API key from an AI provider instead of the vendor's add-on. Advanzo gives you both routes: the AI add-on for CHF 9 per user per month – or your own Anthropic API key.
Churn is customer attrition: the share of customers who cancel or stop buying within a given period. A high churn rate eats your growth, because winning new customers costs more than keeping existing ones. A CRM helps you spot warning signs early and react in time.
The conversion rate measures how much of one stage moves on to the next – from lead to deal, or from proposal to close. It shows where your sales process loses deals. If you know your conversion rates per stage, you know exactly where improvement pays off most.
CRM stands for Customer Relationship Management: looking after your customer relationships systematically. A CRM system brings contacts, companies, deals and all communication together in one place. Instead of Excel lists and scattered emails, your team shares one up-to-date view of every customer – and never misses a follow-up. Modern CRMs like Advanzo add AI support on top.
A deal is a concrete sales opportunity: a potential close with a specific customer, an expected amount and a stage in your pipeline. Deals bundle everything that belongs to them – contacts, emails, tasks, notes and documents. So you know exactly where you stand before every conversation.
With deal scoring, AI rates your open deals with a number from 0 to 100. In Advanzo, four factors count equally: engagement, momentum, timing and size. The score is a snapshot on demand and helps you decide which deals need your attention first.
The DSG is Switzerland's data protection act, the GDPR its EU counterpart. Both regulate how you may collect, store and use personal data. For CRM users this means transparent data handling, access rights and secure storage. Advanzo hosts your data in Switzerland and meets the requirements of both laws.
A follow-up is checking back in after a touchpoint – say after a first call or a proposal you sent. Most closes take several follow-ups. A CRM reminds you at the right moment, so no deal fails because of forgetfulness and you stay politely persistent.
The forecast is your revenue prediction: which deals will likely close, when, and with what probability? It builds on pipeline data such as stage, amount and close date. A realistic forecast helps you plan capacity, hiring and spending – without a crystal ball.
Swiss hosting means your data is stored on servers in Switzerland, under Swiss law. For many SMEs, fiduciaries and consultancies this is the precondition for trusting customer data to a cloud tool. Advanzo hosts all customer data in Switzerland.
Human in the loop means: the AI proposes, a human approves. Every action – say an email draft or a stage change – waits for your approval before anything happens. The principle combines AI speed with your team's judgement. Advanzo applies it strictly: emails are never sent automatically.
The Ideal Customer Profile describes your ideal customer: industry, size, region, budget and typical problems. A clear ICP helps you prioritise the right leads and avoid wasted effort. In Advanzo, the AI uses your ICP to score new contacts by fit.
Kanban is a visual way of organising work in columns. In a CRM, the Kanban board shows your pipeline: every column is a stage, every card a deal. You drag deals from stage to stage and instantly see where work piles up – and where revenue is waiting.
A lead is a potential customer who has shown interest but is not yet qualified – for example an enquiry through your contact form. A lead becomes a deal once you have checked its potential. Clean lead management decides whether enquiries sit idle or turn into revenue.
The pipeline maps your sales process in stages – for example from first enquiry through proposal to close. Every deal moves through these stages. At a glance you see how much revenue sits in which stage, where deals are stuck and what comes next.
A sales copilot is an AI that supports you in sales without taking the wheel. It analyses emails and your pipeline, proposes reply drafts, tasks and next steps – and you decide what gets done. In Advanzo, this copilot is called Autopilot.
A workflow is a simple if-then rule in your CRM: when an event occurs – say a new deal or a stage change – an action follows automatically, such as a task or a notification. Workflows take routine work off your plate without reinventing your processes.
Updated: August 2026
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