Von CRM über Pipeline bis BYOK: die wichtigsten Begriffe rund um CRM und Vertrieb – kurz und verständlich erklärt.
Jede Definition in 40 bis 80 Wörtern – ohne Fachjargon, dafür mit klaren Beispielen.
Begriffe so erklärt, wie sie im Vertriebsalltag von KMU und Startups wirklich vorkommen.
Viele Begriffe findest du als Funktion in Advanzo wieder – vom Deal-Scoring bis zum Workflow.
28 Begriffe von API bis Workspace – gepflegt vom Advanzo-Team und laufend erweitert.
Diese Begriffe werden am häufigsten gesucht:
In drei Schritten vom Begriff zum Verständnis.
Finde den Begriff in der Liste unten – alle Definitionen stehen auf dieser Seite.
Jede Definition erklärt den Begriff in 40 bis 80 Wörtern – mit Bezug zum Vertriebsalltag.
Sieh dir an, wie Advanzo den Begriff in der Praxis umsetzt – oder starte direkt kostenlos.
«Für wen ist dieses Glossar gedacht?»
Für Gründer, KMU-Teams und alle, die im Vertrieb mit CRM-Begriffen arbeiten – ganz ohne Vorwissen.
«Wie aktuell sind die Definitionen?»
Das Glossar wird vom Advanzo-Team gepflegt und laufend erweitert. Stand: August 2026.
«Fehlt ein Begriff?»
Schreib uns über die Kontaktseite – wir ergänzen das Glossar regelmässig um neue Begriffe.
«Kann ich die Begriffe direkt in Advanzo ausprobieren?»
Ja. Advanzo ist kostenlos startklar – Pipeline, Deal-Scoring und Workflows findest du direkt im Produkt.
Eine API (Application Programming Interface) ist eine Schnittstelle, über die zwei Software-Systeme direkt miteinander sprechen. Statt Daten von Hand zu kopieren, fliessen sie automatisch – etwa vom Webformular ins CRM oder vom CRM in die Buchhaltung. Für dich heisst das: weniger Tipparbeit, weniger Fehler und ein System, das mit deinen bestehenden Tools zusammenarbeitet.
Automatisierung heisst, wiederkehrende Aufgaben im Vertrieb an dein System abzugeben: Erinnerungen, Aufgaben, Statuswechsel. Wichtig ist das richtige Mass – automatisiere die Routine, aber halte die Kundenbeziehung persönlich. In Advanzo übernehmen heute Workflows diese Rolle; ein visueller Automations-Builder mit KI-Copilot ist in Entwicklung.
Der Autopilot ist der KI-Copilot in Advanzo. Er schlägt dir Antwortentwürfe, Aufgaben, Phasenwechsel, Risiko-Markierungen und neue Deal-Vorschläge vor. Wichtig: Der Autopilot sendet nie automatisch E-Mails. Jeder Vorschlag landet in einer Genehmigungs-Warteschlange, und du entscheidest, was übernommen wird. So bleibt die Kontrolle immer bei deinem Team. Mehr dazu →
Business Intelligence ist in Advanzo dein bearbeitbares KI-Profil des eigenen Geschäfts: Positionierung, ideale Kunden, Zielbranchen, Kaufsignale und Wettbewerber. Dieses Profil dient dem Autopilot als Grundlage – je präziser du es pflegst, desto relevanter werden seine Vorschläge. Du kannst jeden Eintrag jederzeit anpassen und so steuern, wie die KI dein Geschäft versteht. Mehr dazu →
BYOK steht für Bring Your Own Key: Du nutzt KI-Funktionen mit deinem eigenen API-Schlüssel eines KI-Anbieters statt über das Add-on des Herstellers. In Advanzo hast du beide Wege: das KI-Add-on für CHF 9 pro Nutzer und Monat – oder deinen eigenen Anthropic-API-Key.
Churn bezeichnet die Abwanderung von Kunden: den Anteil, der innerhalb eines Zeitraums kündigt oder nicht mehr kauft. Eine hohe Churn-Rate frisst dein Wachstum, denn Neukunden zu gewinnen ist teurer, als Bestandskunden zu halten. Ein CRM hilft, Warnsignale früh zu erkennen und rechtzeitig zu reagieren.
Die Conversion Rate misst, welcher Anteil einer Stufe in die nächste übergeht – etwa vom Lead zum Deal oder vom Angebot zum Abschluss. Sie zeigt, wo dein Verkaufsprozess Deals verliert. Wer seine Conversion Rates pro Phase kennt, weiss genau, an welcher Stelle eine Verbesserung am meisten bringt.
CRM steht für Customer Relationship Management: die Pflege deiner Kundenbeziehungen mit System. Ein CRM-System bündelt Kontakte, Firmen, Deals und die gesamte Kommunikation an einem Ort. Statt Excel-Listen und verstreuter E-Mails hat dein Team eine gemeinsame, aktuelle Sicht auf jeden Kunden – und verpasst kein Follow-up mehr. Moderne CRMs wie Advanzo ergänzen das mit KI-Unterstützung.
Datenmigration ist der Umzug deiner bestehenden Daten – Kontakte, Firmen, Deals, Notizen – aus Excel-Listen oder einem alten CRM in dein neues System. Eine saubere Migration entscheidet über den Start: Doppelte Einträge und veraltete Datensätze räumst du am besten vor dem Import auf. So startet dein Team mit einer vollständigen, verlässlichen Datenbasis.
Ein Deal ist eine konkrete Verkaufschance: ein möglicher Abschluss mit einem bestimmten Kunden, einem erwarteten Betrag und einer Phase in deiner Pipeline. Deals bündeln alles, was dazugehört – Kontakte, E-Mails, Aufgaben, Notizen und Dokumente. So weisst du vor jedem Gespräch sofort, wo ihr steht.
Beim Deal-Scoring bewertet die KI deine offenen Deals mit einer Zahl von 0 bis 100. In Advanzo fliessen vier Faktoren gleichwertig ein: Engagement, Momentum, Timing und Grösse. Der Score ist eine Momentaufnahme auf Abruf und hilft dir zu entscheiden, welche Deals deine Aufmerksamkeit zuerst brauchen.
Das DSG ist das Schweizer Datenschutzgesetz, die DSGVO das Pendant der EU. Beide regeln, wie du Personendaten erheben, speichern und nutzen darfst. Für CRM-Nutzer heisst das: transparente Datenhaltung, Auskunftsrechte und sichere Speicherung. Advanzo hostet deine Daten in der Schweiz und erfüllt die Anforderungen beider Gesetze.
Ein Follow-up ist das Nachfassen nach einem Kontakt – etwa nach einem Erstgespräch oder einem verschickten Angebot. Die meisten Abschlüsse brauchen mehrere Follow-ups. Ein CRM erinnert dich zur richtigen Zeit daran, damit kein Deal an Vergesslichkeit scheitert und du höflich, aber konsequent dranbleibst.
Der Forecast ist deine Umsatzprognose: Welche Deals werden voraussichtlich wann und mit welcher Wahrscheinlichkeit abgeschlossen? Grundlage sind Pipeline-Daten wie Phase, Betrag und Abschlussdatum. Ein realistischer Forecast hilft dir, Kapazitäten, Einstellungen und Ausgaben zu planen – ohne Glaskugel.
Go-to-Market bezeichnet die Strategie, mit der du ein Produkt in den Markt bringst: Zielgruppe, Positionierung, Preis, Vertriebskanäle und Botschaften. Eine klare GTM-Strategie verbindet Marketing und Vertrieb zu einem gemeinsamen Plan. Dein CRM liefert dazu die Datenbasis – es zeigt, welche Segmente reagieren und welche Kanäle tatsächlich Abschlüsse bringen.
Hosting Schweiz bedeutet, dass deine Daten auf Servern in der Schweiz gespeichert werden – unter Schweizer Recht. Für viele KMU, Treuhänder und Beratungen ist das die Voraussetzung, um Kundendaten guten Gewissens einem Cloud-Tool anzuvertrauen. Advanzo hostet alle Kundendaten in der Schweiz.
Human-in-the-Loop bedeutet: Die KI schlägt vor, ein Mensch genehmigt. Jede Aktion – etwa ein E-Mail-Entwurf oder eine Phasenänderung – wartet auf deine Freigabe, bevor etwas passiert. Das Prinzip verbindet das Tempo der KI mit dem Urteilsvermögen deines Teams. Advanzo setzt konsequent darauf: E-Mails werden nie automatisch versendet.
Das Ideal Customer Profile beschreibt deinen idealen Kunden: Branche, Grösse, Region, Budget und typische Probleme. Ein klares ICP hilft dir, die richtigen Leads zu priorisieren und Streuverluste zu vermeiden. In Advanzo nutzt die KI dein ICP, um neue Kontakte nach ihrem Fit zu bewerten.
Kanban ist eine visuelle Darstellung deiner Arbeit in Spalten. Im CRM zeigt das Kanban-Board deine Pipeline: Jede Spalte ist eine Phase, jede Karte ein Deal. Per Drag-and-drop ziehst du Deals von Phase zu Phase und siehst sofort, wo sich Arbeit staut – und wo Umsatz wartet.
Kundensegmentierung heisst, deine Kontakte und Firmen in Gruppen mit gemeinsamen Merkmalen zu unterteilen – etwa nach Branche, Grösse, Region oder Umsatzpotenzial. So sprichst du jedes Segment gezielt an, statt alle gleich zu behandeln. Im CRM bilden Tags und Filter die Basis dafür: Du siehst sofort, welche Segmente am meisten Umsatz bringen.
Ein Lead ist ein potenzieller Kunde, der Interesse gezeigt hat, aber noch nicht qualifiziert ist – etwa eine Anfrage über dein Kontaktformular. Aus einem Lead wird ein Deal, sobald du das Potenzial geprüft hast. Sauberes Lead-Management entscheidet, ob Anfragen liegen bleiben oder zu Umsatz werden.
Lead-Qualifizierung ist die Bewertung, ob ein Lead zu deinem Angebot passt und echte Kaufabsicht zeigt – etwa anhand von Budget, Bedarf, Entscheidungskompetenz und Timing. Qualifizierte Leads wandern als Deals in die Pipeline, der Rest wird weiter gepflegt oder aussortiert. So konzentriert dein Team seine Zeit auf Kontakte mit echter Abschlusschance.
Die Pipeline bildet deinen Verkaufsprozess in Phasen ab – zum Beispiel von der ersten Anfrage über das Angebot bis zum Abschluss. Jeder Deal durchläuft diese Phasen. So siehst du auf einen Blick, wie viel Umsatz in welcher Phase steckt, wo Deals stocken und was als Nächstes ansteht.
Ein Sales Copilot ist eine KI, die dich im Vertrieb unterstützt, ohne dir das Steuer abzunehmen. Sie analysiert E-Mails und Pipeline, schlägt Antwortentwürfe, Aufgaben und nächste Schritte vor – und du entscheidest, was umgesetzt wird. In Advanzo heisst dieser Copilot Autopilot.
Der Sales Cycle ist die Zeitspanne vom ersten Kontakt bis zum Abschluss eines Deals. Er variiert stark: Kleine Abschlüsse dauern Tage, komplexe B2B-Deals oft Monate. Wer seinen durchschnittlichen Verkaufszyklus kennt, plant Forecasts realistischer und erkennt festgefahrene Deals früher. Dein CRM misst die Dauer über die Phasenwechsel in der Pipeline.
Die Win-Rate misst, welcher Anteil deiner Deals tatsächlich gewonnen wird – 30 gewonnene von 100 eröffneten Deals ergeben eine Abschlussquote von 30 Prozent. Sie zeigt, wie gut Qualifizierung und Verkaufsprozess funktionieren. Eine tiefe Win-Rate bedeutet oft, dass zu viele unpassende Deals in der Pipeline landen – und du früher aussortieren solltest.
Ein Workflow ist eine einfache Wenn-dann-Regel in deinem CRM: Wenn ein Ereignis eintritt – etwa ein neuer Deal oder eine Phasenänderung – folgt automatisch eine Aktion, zum Beispiel eine Aufgabe oder eine Benachrichtigung. Workflows nehmen dir Routinearbeit ab, ohne dass du Prozesse neu erfinden musst.
Ein Workspace ist in Advanzo ein eigener, vollständig getrennter CRM-Bereich mit eigenen Kontakten, Deals und Einstellungen. Agenturen und Partner führen mehrere Kunden-Workspaces parallel und wechseln über die Agentur-Konsole zwischen ihnen – die Daten der einzelnen Kunden bleiben strikt getrennt. Mehr dazu →
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