Die besten CRM für Agenturen 2026: Multi-Client-tauglich

Die besten CRM für Agenturen 2026 sind die, die mehrere Kunden sauber trennen, Anfragen bis zum Retainer begleiten und ohne Beraterheer laufen. Es gibt nicht das eine beste Tool, sondern das passende: bewerte Multi-Client-Sicht, Datenstandort, faire Preise und Einfachheit. Diese Liste vergleicht neun reale Optionen ehrlich.

Aktualisiert: Juni 2026

Agenturen sind ein Sonderfall. Laut KMU-Portal des Bundes (kmu.admin.ch, 2025) gibt es rund 600'000 aktive KMU in der Schweiz, und etwa die Hälfte der Betriebe nutzt ein CRM. Bei Agenturen ist die Anforderung aber anders gelagert: Du jonglierst parallel mehrere Kundenbeziehungen, mischst Neugeschäft mit laufenden Retainern und musst trotzdem jederzeit wissen, wo welcher Kunde steht. Ein generisches Sales-CRM bildet das selten von Haus aus ab.

Was macht ein CRM «agenturtauglich»?

Agenturtauglich heisst: Das CRM trennt Kunden sauber, zeigt pro Kunde Neugeschäft und Retainer nebeneinander, kommt mit unklaren Pipelines klar und kostet nicht so viel, dass jeder neue Mitarbeitende ein Budget-Gespräch auslöst. Datenstandort und Einfachheit entscheiden in der Schweiz oft mit.

Konkret prüfst du vier Dinge, bevor du dich verliebst:

• Multi-Client-Struktur: Kannst du pro Kunde getrennte Pipelines, Notizen und Dokumente führen, ohne dass alles in einem Topf landet?
• Anfrage bis Retainer: Bildet das Tool den ganzen Bogen ab, vom ersten Briefing über das Angebot bis zur wiederkehrenden monatlichen Zusammenarbeit?
• Datenstandort und Compliance: Wo liegen die Kundendaten, und genügt das DSG und DSGVO? Für Schweizer Agenturen mit Kunden im Finanz- oder Gesundheitsbereich ist das kein Detail.
• Preislogik: Pro Nutzer oder Flatrate? Bei schwankender Teamgrösse macht das einen grossen Unterschied. Mehr dazu in unserem Beitrag zu Pro Nutzer oder Flatrate.

Wenn du noch ganz am Anfang stehst, lohnt sich vorab der Grundlagenartikel Was ist ein CRM für Schweizer KMU.

Welche CRM lohnen sich für Agenturen? Die Übersicht

Die folgende Tabelle fasst neun Optionen zusammen, die in Agenturen real im Einsatz sind. Sie zeigt Einstiegspreis, Datenstandort, die typische Zielgruppe und die jeweilige Kernstärke. Details, Stärken und Schwächen folgen pro Tool darunter.

Die Preise sind Listenpreise 2026 und werden in der jeweils abgerechneten Währung geführt. CHF nur dort, wo der Anbieter tatsächlich in Franken fakturiert.

Advanzo: einfach, Schweizer Hosting, faire Preise

Advanzo ist ein bewusst einfaches, KI-gestütztes CRM mit Hosting in der Schweiz. Es richtet sich an Agenturen, die ein aufgeräumtes Tool wollen, das DSG und DSGVO erfüllt, und nicht ein Konfigurationsprojekt suchen. Die Multi-Client-Logik bildet den Bogen von der Anfrage bis zum Retainer ab.

Stärken

• Schweizer Hosting, DSG- und DSGVO-konform.
• Faire Preislogik: Starter mit unbegrenzten Nutzern, Flatrate-Option für grössere Teams.
• KI-Add-on für Zusammenfassungen und Schreibhilfe, ohne Aufpreis-Falle.
• Schneller Start ohne Beratungsmandat.

Schwächen

• Kein riesiger App-Marktplatz wie bei den US-Giganten.
• Weniger tiefe Marketing-Automation als bei HubSpot.
• Jung am Markt, kleineres Ökosystem an externen Beratern.

Preis: Starter CHF 0.00 (unbegrenzte Nutzer, bis 25 Deals), Plus CHF 25.00/Nutzer/Mt (jährlich CHF 21.00), KI-Add-on CHF 7.00/Nutzer/Mt, Pro Unlimited CHF 350.00/Mt (jährlich CHF 295.00). Start kostenlos, ohne Kreditkarte.

Am besten geeignet für: kleine bis mittlere Schweizer Agenturen, die Einfachheit und Datenschutz höher gewichten als einen endlosen Funktionskatalog.

Pipedrive: die schlanke Pipeline-Maschine

Pipedrive ist ein vertriebsorientiertes CRM mit sehr klaren, visuellen Pipelines. Für Agenturen, deren Hauptschmerz das Neugeschäft ist, ist es eine solide, schnell startklare Wahl. Die Daten liegen in einem EU-Rechenzentrum.

Stärken

• Sehr intuitive Pipeline-Ansicht, kurze Einarbeitung.
• Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis im Einstieg.
• Solide Automationen ab dem Growth-Plan.

Schwächen

• Multi-Client-Trennung muss man sich über Pipelines selbst bauen.
• Wichtige Funktionen wie Projekte oder Dokumente sind Add-ons.
• Datenstandort EU, nicht Schweiz.

Preis: Lite USD 14, Growth USD 39, Premium USD 49, Ultimate USD 79 pro Nutzer/Monat (Liste 2026, pipedrive.com/en/pricing).

Am besten geeignet für: vertriebsgetriebene Agenturen, die vor allem ihren Sales-Funnel ordnen wollen.

HubSpot: Marketing und Sales unter einem Dach

HubSpot kombiniert CRM, Marketing-Automation und Sales-Tools in einer Plattform. Für Agenturen, die selbst stark marketinggetrieben arbeiten oder Kunden mit Inbound-Strategien betreuen, kann das den Werkzeugkasten konsolidieren. Daten liegen in der EU oder den USA.

Stärken

• Tiefe Marketing-Automation und Reporting.
• Grosses Ökosystem an Integrationen und Partneragenturen.
• Kostenloser Einstieg möglich.

Schwächen

• Kosten steigen mit Kontakten und Zusatz-Hubs schnell an.
• Funktionsfülle kann kleine Teams überfordern.
• Datenstandort nicht Schweiz.

Preis: Sales Hub Starter ab USD 15/Sitz/Monat (hubspot.com). Wie schnell die Rechnung wächst, zeigen wir in HubSpot-Kosten ehrlich berechnen.

Am besten geeignet für: marketing-lastige Agenturen, die CRM und Inbound aus einer Hand wollen.

bexio: Buchhaltung zuerst, CRM nebenbei

bexio ist eine Schweizer Business-Software mit Fokus auf Buchhaltung, Offerten und Rechnungen, ergänzt um ein leichtes CRM. Für Agenturen, deren grösster Schmerzpunkt die Administration und nicht der Vertrieb ist, ist es eine naheliegende, Schweizer Option.

Stärken

• Schweizer Hosting, auf Schweizer Buchhaltung zugeschnitten.
• Offerte, Rechnung und Kontakt in einem Fluss.
• Etabliert und gut lokalisiert.

Schwächen

• Das CRM ist bewusst schlank, keine echten Vertriebs-Pipelines.
• Wenig Multi-Client-Logik im Sinne paralleler Sales-Prozesse.
• Schwächer bei Lead-Nurturing und Automation.

Preis: Basic CHF 35, Advanced CHF 42, höhere Pakete bis rund CHF 69 pro Monat (bexio.com/de-CH).

Am besten geeignet für: Schweizer Agenturen, die primär Administration und Buchhaltung bündeln und nur ein leichtes CRM brauchen.

monday CRM: CRM auf einem Work-OS

monday CRM sitzt auf der monday.com-Work-OS-Plattform und verbindet Kontaktverwaltung mit Projekt- und Delivery-Boards. Für Agenturen, bei denen Sales, Account-Management und Produktion auf denselben Daten arbeiten sollen, ist das ein starker Ansatz. Daten liegen in der EU oder den USA.

Stärken

• CRM und Projektmanagement im selben Werkzeug.
• Sehr flexibel über Boards und Automationen anpassbar.
• Gute Zusammenarbeit über Teams hinweg.

Schwächen

• Mindestens drei Sitze, dann in Fünferschritten, das treibt die Kosten.
• Flexibilität bedeutet auch Konfigurationsaufwand.
• Datenstandort nicht Schweiz.

Preis: Basic USD 12, Standard USD 17, Pro USD 28 pro Sitz/Monat, mindestens 3 Sitze (monday.com/crm/pricing).

Am besten geeignet für: Agenturen, die Sales und Projektabwicklung in einem geteilten Workspace verbinden wollen.

Salesforce: das anpassbare Schwergewicht

Salesforce ist die anpassbarste CRM-Plattform am Markt und bildet praktisch jeden Prozess ab. Für grössere Agenturgruppen mit dedizierten Admins kann das passen, für kleine Teams ist es meist überdimensioniert. Daten liegen in der EU oder global.

Stärken

• Nahezu grenzenlose Anpassbarkeit und Integrationen.
• Skaliert bis in sehr grosse Organisationen.
• Riesiges Partner- und Beraternetz.

Schwächen

• Komplex, braucht Einrichtung und laufende Pflege.
• Gesamtkosten inklusive Implementierung oft hoch.
• Für kleine Agenturen viel zu schwer.

Preis: Starter Suite USD 25, Pro Suite USD 100 pro Nutzer/Monat (salesforce.com/small-business/pricing).

Am besten geeignet für: grosse Agenturgruppen mit eigenem CRM-Team und komplexen Prozessen.

GoHighLevel: gebaut für Performance-Agenturen

GoHighLevel ist speziell auf Agenturen zugeschnitten, die mehrere Kunden über getrennte Sub-Accounts betreuen oder die Plattform unter eigener Marke weiterverkaufen. Die Multi-Client-Trennung ist hier ein Kernmerkmal statt ein Workaround. Daten liegen in den USA.

Stärken

• Sub-Accounts pro Kunde von Haus aus.
• Marketing-, Funnel- und Automationsfunktionen gebündelt.
• White-Label- und Resale-Modell möglich.

Schwächen

• Funktionsfülle und Einrichtung sind anspruchsvoll.
• Datenstandort USA, für DSG-sensible Kunden ein Punkt.
• Oberfläche wirkt für reine Sales-Teams überladen.

Preis: ab USD 97/Monat im Starter, Agency-Pläne darüber (gohighlevel.com/pricing).

Am besten geeignet für: Performance- und Marketing-Agenturen mit vielen Kunden, die White-Label und Resale nutzen wollen.

Zoho CRM: viel Funktion fürs Geld

Zoho CRM ist eine vielseitige, günstige Plattform mit starker Automation und der KI-Assistenz Zia. Für budgetbewusste Agenturen, die viele Funktionen wollen und etwas Konfiguration nicht scheuen, ist es ein gutes Preis-Leistungs-Angebot. Daten liegen je nach Wahl in der EU oder global.

Stärken

• Sehr breiter Funktionsumfang zum niedrigen Preis.
• Starke Automation und Anpassbarkeit.
• Teil eines grossen Zoho-Ökosystems.

Schwächen

• Oberfläche und Setup wirken stellenweise unübersichtlich.
• Support-Qualität schwankt je nach Plan.
• Datenstandort nicht Schweiz.

Preis: ab USD 20/Nutzer/Monat im Einstieg (zoho.com/crm).

Am besten geeignet für: budgetbewusste Agenturen, die maximale Funktion pro Franken suchen und Konfiguration in Kauf nehmen.

Wie wählst du aus dieser Liste das richtige Tool?

Geh von deinem grössten Schmerzpunkt aus, nicht von der längsten Funktionsliste. Brauchst du Datenschutz und Einfachheit, schau auf Schweizer Hosting. Geht es um Neugeschäft, zählt die Pipeline. Geht es um viele Kunden parallel, zählen Sub-Accounts oder saubere Multi-Client-Strukturen.

Ein praktischer Weg in drei Schritten:

1. Schmerzpunkt benennen: Vertrieb, Delivery, Administration oder Datenschutz. Eines davon dominiert meist.
2. Zwei Kandidaten testen: Nutze kostenlose Tests mit echten Kundendaten, nicht mit Dummy-Einträgen.
3. Total Cost rechnen: Add-ons, Mindestsitze und Implementierung einrechnen, nicht nur den Listenpreis.

Eine realistische Einführung dauert kürzer, als viele denken. Unser Fahrplan für die CRM-Einführung in unter zwei Wochen zeigt, wie das geht. Wie sich Agenturprozesse von der Anfrage bis zum Retainer abbilden lassen, vertieft der Beitrag CRM für Agenturen.

Häufige Fragen

Welches CRM ist 2026 das beste für Agenturen?
Es gibt kein pauschal bestes CRM. Performance-Agenturen mit Resale fahren mit Sub-Account-Tools gut, vertriebsgetriebene mit klaren Pipelines, datenschutzbewusste Schweizer Teams mit Schweizer Hosting. Bewerte deinen grössten Schmerzpunkt und teste zwei Favoriten mit echten Daten.

Was bedeutet «Multi-Client-tauglich» konkret?
Multi-Client-tauglich heisst, dass du pro Kunde getrennte Pipelines, Notizen, Dokumente und Aufgaben führst, ohne dass die Datensätze sich vermischen. Manche Tools lösen das über Sub-Accounts, andere über mehrere Pipelines oder Workspaces. Wichtig ist eine saubere Trennung ohne ständige Workarounds.

Spielt der Datenstandort für Schweizer Agenturen eine Rolle?
Ja, oft. Betreust du Kunden im Finanz-, Gesundheits- oder Behördenumfeld, ist Schweizer Hosting nach DSG ein echtes Verkaufsargument und manchmal Vorbedingung. Bei rein lokalen KMU-Kunden genügt häufig DSGVO-konformes EU-Hosting. Kläre die Anforderungen deiner Kunden vorab.

Pro Nutzer oder Flatrate, was ist für Agenturen besser?
Bei stabilen Teams ist Pro-Nutzer planbar. Bei stark schwankender Teamgrösse mit Freelancern und Projektspitzen schützt eine Flatrate vor Kostensprüngen. Rechne beide Modelle für dein realistisches Maximum durch, nicht für den heutigen Stand, sonst überrascht dich die Rechnung.

Wie lange dauert ein CRM-Wechsel in einer Agentur?
Mit klarer Datenbasis und realistischem Umfang ist eine produktive Einführung in unter zwei Wochen machbar. Länger wird es vor allem bei tiefen Anpassungen, vielen Integrationen oder unsauberen Altdaten. Starte schlank, erweitere später, und migriere nur Daten, die du wirklich brauchst.

Was kostet ein agenturtaugliches CRM realistisch?
Der Listenpreis ist nur der Anfang. Rechne Add-ons, Mindestsitze und Implementierung dazu. Einstiege liegen je nach Anbieter zwischen CHF 0.00 und rund CHF 30 pro Nutzer und Monat, grosse Plattformen deutlich höher. Eine ehrliche Rechnung schlägst du in unserem Kostenartikel nach.

Fazit und nächster Schritt

Die beste Wahl ist die, die deinen grössten Schmerzpunkt löst, ohne ein Projekt aus dem CRM zu machen. Vergleiche entlang von Multi-Client-Sicht, Datenstandort, Preislogik und Einfachheit, und teste mit echten Daten. Wenn du Schweizer Hosting, faire Preise und einen schlanken Start suchst, kannst du Advanzo kostenlos und ohne Kreditkarte unter advanzo.app ausprobieren. Für agenturspezifische Fragen erreichst du das Team unter hey@advanzo.ch.