Produktkatalog und Positionen: der Deal-Wert kommt aus der Preisliste, nicht aus dem Kopf

Mit dem Produktkatalog in Advanzo legst du Produkte und Leistungen einmal mit Preis an. Danach hängst du sie als Positionen an Deals und Dokumente, und der Deal-Wert rechnet sich aus den Positionen. Niemand schätzt mehr «so etwa CHF 20'000», niemand sucht den Stundensatz in einer alten Offerte. Die Pipeline und der Forecast zeigen Zahlen, die aus der Preisliste kommen.

Dieser Beitrag ist für Teams mit drei bis dreissig Personen, die wiederkehrende Produkte oder Leistungen verkaufen: Handel, Handwerk, IT-Dienstleister, Agenturen mit Paketen, Beratungen mit Tagessätzen. Wenn bei dir heute jede Person ihre eigene Preisliste in Excel hat, ist der Katalog der erste Schritt zu einem Vertrieb, in dem alle dasselbe anbieten.

Das Problem heute: der Deal-Wert ist eine Schätzung

In den meisten kleinen Vertriebsteams entsteht der Deal-Wert so: Jemand legt den Deal an, überlegt kurz und tippt eine runde Zahl ins Feld. Später kommt eine Offerte, die ganz anders aussieht. Der Deal-Wert wird selten nachgeführt. Am Monatsende steht in der Pipeline eine Summe, die niemand verteidigen kann.

• Jede Person hat ihre eigene Preisliste. In Excel, in alten Offerten, im Kopf. Zwei Personen offerieren dieselbe Leistung zu zwei Preisen.
• Eine Preisänderung muss überall nachgetragen werden. Drei Monate später findet sich noch der alte Stundensatz in einer Vorlage.
• Der Forecast basiert auf geschätzten Werten. Die Geschäftsleitung plant mit Zahlen, die 20 bis 30 Prozent daneben liegen.
• Neue Mitarbeitende lernen die Preise durch Fragen. Wer gerade nicht da ist, kann nicht gefragt werden.
• Niemand kann sagen, ob die Offerte zum Deal-Wert passt, weil beide an verschiedenen Orten entstehen.

Das Problem ist nicht fehlende Disziplin. Das Problem ist, dass Preise und Deals an zwei verschiedenen Orten leben. Der Katalog bringt sie an einen Ort, und zwar dort, wo das Team ohnehin arbeitet: am Deal.

Was der Produktkatalog in Advanzo kann

Der Produktkatalog ist eine Liste deiner Produkte und Leistungen mit Preis. Daraus wird im Alltag mehr als eine Liste:

• Positionen am Deal: Du fügst Produkte mit Menge an einen Deal an. Der Deal-Wert ergibt sich aus den Positionen, nicht aus einem getippten Betrag.
• Positionen im Dokument: Dieselben Positionen landen als Produkttabelle in der Offerte oder im Vertrag, mit Menge, Einzelpreis und Summe. Wie das Dokument dann zum Kunden geht, steht in Angebote schneller erstellen mit KI.
• Forecast aus Positionen: Pipeline-Summen, Forecast-Karten im Dashboard und Deals nach Phase rechnen mit dem Wert aus den Positionen.
• Eigene Felder auf Produkten: Artikelnummer, Lieferant, Einheit, Kategorie, interner Hinweis. Du legst die Felder an, die dein Betrieb braucht.
• Konsistenz im Team: Alle wählen aus demselben Katalog. Eine Preisänderung gilt ab sofort für jede neue Position.

Der KI-Assistent greift ebenfalls auf die Produkte am Deal zu, wenn er einen Dokumententwurf aus dem Deal-Kontext schreibt. Der Entwurf übernimmt die Positionen, die du am Deal hinterlegt hast. Du prüfst ihn und entscheidest, ob er gesendet wird.

So funktioniert es Schritt für Schritt

Schritt 1: Die 30 wichtigsten Positionen anlegen

Fang nicht mit dem ganzen Sortiment an. Nimm die letzten 20 Offerten und schreib heraus, welche Positionen vorkommen. Meist sind es 20 bis 40. Lege diese im Katalog mit Name, Preis und Einheit an. Den Rest ergänzt du, wenn er zum ersten Mal in einer Offerte gebraucht wird.

Schritt 2: Eigene Felder definieren

1. Überleg, was dein Team beim Offerieren wissen muss: Artikelnummer, Kategorie, Lieferfrist, Einkaufspreis, Hinweis zur Verrechnung.
2. Lege diese als eigene Felder auf Produkten an.
3. Fülle sie für die 30 Startpositionen aus. Halbe Felder helfen niemandem.

Schritt 3: Positionen an den Deal hängen

1. Öffne einen Deal und füge Produkte aus dem Katalog mit Menge hinzu.
2. Der Deal-Wert aktualisiert sich aus den Positionen.
3. Ändert sich der Umfang im Gespräch, passt du die Positionen an, nicht den Betrag.

Schritt 4: Offerte aus den Positionen bauen

Erstelle am Deal ein Dokument und füge eine Produkttabelle ein. Die Positionen vom Deal sind die Grundlage. Das Dokument übernimmt deine Marke, der Kunde nimmt es online an oder unterschreibt. Deal und Offerte zeigen dieselbe Zahl, weil sie aus derselben Quelle kommt. Fragt der Kunde nach einer zusätzlichen Position, ergänzt du sie am Deal und nimmst sie in die Produkttabelle des Dokuments auf. Beide Stellen zeigen danach wieder dieselbe Summe.

Schritt 5: Forecast und Dashboard prüfen

Baue ein Dashboard mit den Karten Deals nach Phase, Forecast und Gewonnen gegen Verloren. Weil die Werte aus Positionen kommen, kannst du die Summe im wöchentlichen Pipeline-Review verteidigen. Wie du daraus eine realistische Prognose ableitest, zeigt realistische Umsatzprognosen aus der Pipeline.

Schritt 6: Preise an einem Ort pflegen

Preiserhöhung im Januar? Du änderst den Preis im Katalog. Jede neue Position nimmt ab sofort den neuen Preis. Dann gehst du die offenen Deals mit dieser Position durch und entscheidest pro Deal, ob die Offerte zum alten oder zum neuen Preis gilt. Die Preisliste in Excel kannst du archivieren.

Geschätzter Wert und Positionen im Vergleich

Die Tabelle zeigt, was sich im Alltag ändert, wenn der Deal-Wert aus Positionen kommt.

Checkliste: so baust du deinen Katalog

Ein Katalog ist nur so gut wie seine Pflege. Diese Punkte sorgen dafür, dass das Team ihn tatsächlich nutzt:

• Eindeutige Namen, die das Team im Gespräch verwendet. «Wartung Basic» statt «WRT-B-01».
• Jede Position mit Einheit: Stunde, Tag, Stück, Monat, Pauschale. Ohne Einheit stimmt die Menge nicht.
• Verkaufspreis in CHF, exklusive oder inklusive MwSt., aber im ganzen Katalog gleich.
• Eine Person ist verantwortlich für den Katalog. Sie ändert Preise, alle anderen wählen aus.
• Eigene Felder nur, wenn jemand sie beim Offerieren liest. Jedes Feld, das leer bleibt, senkt das Vertrauen in den Rest.
• Pakete als eigene Position, wenn du sie oft gleich verkaufst. Das Paket «Onboarding, 2 Tage» ist eine Zeile, nicht sechs.
• Auslaufende Produkte umbenennen oder mit einem Hinweis im eigenen Feld markieren, damit sie nicht aus Gewohnheit gewählt werden.
• Rabatte als Regel festhalten: wer darf wie viel geben, und ab wann braucht es eine Freigabe. Mehr dazu in Rabatte richtig einsetzen.
• Einmal pro Quartal den Katalog durchgehen: Preise, Namen, Felder. Eine Stunde reicht.

Mini-Szenario: Büroeinrichter mit 15 Personen in St. Gallen

Die Alpstein Büroeinrichtungen AG in St. Gallen hat 15 Mitarbeitende: acht im Verkauf, drei im Innendienst, vier in Montage und Lager. Alle 15 arbeiten in Advanzo, weil auch die Montage die Deals und Termine sieht. Der Katalog hat 240 Positionen: Tische, Stühle, Trennwände, Montage pro Stunde, Planung pauschal. Vorher hatte jeder Verkäufer eine eigene Excel-Preisliste, und bei 35 offenen Deals stand in der Pipeline ein Wert von CHF 1'050'000, geschätzt.

Nach dem Umstieg auf Positionen zeigt die Pipeline CHF 861'000. Die Differenz von rund CHF 190'000 war nie real, sie bestand aus runden Schätzungen. Der durchschnittliche Deal liegt bei CHF 24'600. Die Forecast-Karte im Dashboard rechnet mit den offerierten Positionen, und die Geschäftsleitung plant zum ersten Mal mit einer Zahl, die sie bis auf die Position erklären kann. Die zwei neuen Verkäufer, die im Frühling angefangen haben, offerieren seit der ersten Woche zu denselben Preisen wie der Rest des Teams. Die acht Excel-Preislisten sind archiviert.

Typische Fehler beim Aufbau des Katalogs

• Das ganze Sortiment auf einmal: 800 Positionen am ersten Tag, von denen 700 nie gewählt werden. Starte mit den 30 häufigsten und wachse mit dem Bedarf.
• Positionen trotzdem frei tippen: Wenn Mitarbeitende Produkte am Katalog vorbei eintragen, zerfällt die Konsistenz. Besprich im Team, dass fehlende Positionen in den Katalog kommen statt in den Freitext.
• Preise ohne Einheit: CHF 180 pro Stunde oder pro Tag? Die Einheit gehört zu jeder Position.
• Den Deal-Wert von Hand überschreiben: Dann stimmt die Summe wieder nicht mit der Offerte überein. Passe die Positionen an, nicht die Zahl.
• Keine Verantwortung: Wenn alle Preise ändern dürfen, ändert sie niemand bewusst. Eine Person pflegt den Katalog.
• Eigene Felder als Datengrab: Zehn Felder, die niemand ausfüllt. Lieber zwei Felder, die immer gefüllt sind.

Häufige Fragen

Kann ich den Deal-Wert trotzdem von Hand setzen?

Ja, der Deal hat weiterhin ein Wertfeld. Sobald du aber Positionen anhängst, kommt der Wert aus den Positionen. Wir empfehlen, bei Deals mit Offerte immer über Positionen zu arbeiten, damit Deal, Dokument und Forecast dieselbe Zahl zeigen.

Was passiert mit offenen Deals, wenn ich einen Preis im Katalog ändere?

Jede neue Position, die du ab dann an einen Deal hängst, nimmt den neuen Preis. Offene Deals mit dieser Position prüfst du einmal durch: Hat der Kunde die Offerte schon gesehen, bleibt in der Regel der alte Preis. Lege dafür eine Aufgabe an, damit die Prüfung nicht liegen bleibt.

Kann ich Dienstleistungen und Stundensätze im Katalog führen?

Ja. Eine Position braucht einen Namen und einen Preis, keinen physischen Artikel. Beratung pro Tag, Support pro Monat, Onboarding pauschal: Alles sind Positionen. Die Einheit hältst du im Namen oder in einem eigenen Feld fest.

Welche eigenen Felder sind auf Produkten sinnvoll?

Typisch sind Artikelnummer, Kategorie, Einheit, Lieferant und ein interner Hinweis für den Verkauf. Lege nur Felder an, die beim Offerieren gelesen werden. Eigene Felder gibt es in Advanzo auch auf Kontakten, Firmen, Deals und Aktivitäten.

Nutzt der KI-Assistent die Positionen am Deal?

Ja. Wenn der KI-Assistent einen Dokumententwurf aus dem Deal-Kontext schreibt, berücksichtigt er die Produkte am Deal, die Kontakte und die Marke. Der Entwurf ist ein Vorschlag, den eine Person prüft und freigibt. Wahlweise nutzt du den KI-Assistenten mit deinem eigenen Anthropic- oder OpenAI-Schlüssel.

Wenn du das in Advanzo ausprobieren willst: advanzo.app.