Gespeicherte Ansichten und Massenaktionen im CRM

Mit gespeicherten Ansichten arbeitet dein Team auf derselben Liste: gleiche Filter, gleiche Spalten, gleiche Sortierung, für alle sichtbar und mit einem Klick geöffnet. Massenaktionen erledigen Änderungen an 40 Datensätzen in einem Zug statt in 40 Klicks. Und weil jede Deal-Karte zeigt, wie lange sie schon in ihrer Phase sitzt, wird aus der Liste das wöchentliche Pipeline-Review. Niemand exportiert mehr nach Excel, um eine Frage zu beantworten.

Dieser Beitrag ist für Verkaufsleiterinnen, Gründer und Teams mit 3 bis 50 Personen, die in Advanzo eine Pipeline führen und ihre Listen bisher mit Exporten, Screenshots oder «schick mir mal deine Filter» koordinieren.

Das Problem heute: Jede Person hat ihre eigene Liste

In den meisten Teams sieht es so aus: Lea filtert ihre Deals nach Abschlussdatum, Marco nach Wert, die Verkaufsleitung exportiert freitags alles nach Excel und baut eine Pivot-Tabelle. Am Montag diskutieren drei Leute über drei verschiedene Zahlen. Die Frage «Welche Deals schliessen diesen Monat?» hat drei Antworten, und keine ist falsch, weil jede auf einer anderen Liste beruht.

Das zweite Problem sind Routineänderungen. Eine Kollegin verlässt das Team, 60 Deals brauchen eine neue Zuständigkeit. Ein Tag «Messe 2026» soll an 120 Kontakte. Eine Phase wurde umbenannt, 30 Deals müssen umziehen. Ohne Massenaktionen ist das ein Nachmittag Klickarbeit, mit Fehlern, weil nach dem vierzigsten Datensatz die Konzentration nachlässt.

Das dritte Problem ist unsichtbar: Deals, die stillstehen. In einer Liste, die nach Wert sortiert ist, sieht ein Deal mit CHF 80'000 immer gut aus, auch wenn seit sechs Wochen niemand mit dem Kunden gesprochen hat. Was fehlt, ist die Zeit in der Phase als sichtbare Zahl.

Filter, Ansichten, Massenaktionen: die drei Bausteine

Advanzo löst das mit drei Funktionen, die auf jeder Liste verfügbar sind: bei Kontakten, Firmen, Deals, Aktivitäten und Produkten.

Erweiterte Filter kombinieren mehrere Bedingungen: Phase ist «Offerte gesendet» und Abschlussdatum liegt in diesem Monat und zuständig ist Lea. Jedes Feld ist filterbar, auch eigene Felder, die du selbst angelegt hast.

Gespeicherte Ansichten frieren einen Filter mit Spalten und Sortierung ein. Eine Ansicht ist privat oder geteilt. Geteilte Ansichten sieht das ganze Team unter demselben Namen, etwa «Pipeline-Review Montag» oder «Offerten ohne Antwort».

Massenaktionen wenden eine Änderung auf alle markierten Datensätze an: ein Feld setzen, einen Tag ergänzen, die Zuständigkeit wechseln oder die Auswahl als CSV exportieren. Die Auswahl kommt direkt aus dem Filter, also aus der Ansicht.

Dazu kommt auf jeder Deal-Karte im Kanban die Zeit in der Phase. Der Deal mit CHF 80'000 trägt dann die Zahl 43 Tage, und diese Zahl ist schwer zu übersehen.

Schritt für Schritt: eine geteilte Ansicht für das Pipeline-Review

Das Ziel: Eine Ansicht «Pipeline-Review Montag», die jeden Montag von allen geöffnet wird und die Diskussion auf dieselbe Liste bringt.

Schritt 1: Die Frage festlegen, die die Liste beantwortet

Eine Ansicht beantwortet eine Frage. Für das Review lautet sie: «Welche offenen Deals brauchen diese Woche eine Entscheidung?» Daraus folgen die Filter. Wer mit «alle Deals» startet, bekommt eine Liste, die niemand liest. Wie ein gutes Review abläuft, zeigt der Beitrag wöchentliches Pipeline-Review.

Schritt 2: Filter setzen

Status: offen.
Abschlussdatum: in den nächsten 30 Tagen oder bereits überschritten.
Optional: Pipeline «Neugeschäft», damit Verlängerungen nicht dazwischenrutschen.

Schritt 3: Spalten und Sortierung wählen

Spalten: Deal, Firma, Wert, Phase, Zeit in Phase, Abschlussdatum, zuständig, letzte Aktivität.
Sortierung: Abschlussdatum aufsteigend, damit das Dringende oben steht.

Schritt 4: Ansicht speichern und teilen

Speichere die Ansicht unter «Pipeline-Review Montag» und setze sie auf «geteilt». Ab jetzt öffnet jede Person im Team dieselbe Liste mit einem Klick. Änderst du später einen Filter, gilt die Änderung für alle. Die geteilte Ansicht ersetzt damit die Freitags-E-Mail mit dem Excel-Anhang. Wer wissen will, wie die Pipeline steht, öffnet die Ansicht und sieht den Stand von jetzt, nicht den von Freitag.

Schritt 5: Im Review die Liste durchgehen, nicht die Meinungen

Jede Person geht ihre Zeilen von oben nach unten durch: nächster Schritt, Datum, fertig. Deals ohne nächsten Schritt bekommen im Meeting eine Aufgabe oder wandern auf «verloren» mit Grund. Deals mit hoher Zeit in Phase werden zuerst besprochen. Ein Review dauert so 20 Minuten für 50 Deals.

Schritt 6: Nach dem Review mit Massenaktionen aufräumen

Was im Review entschieden wurde, setzt du in der Ansicht um: alle besprochenen Deals markieren, Tag «Review KW44» ergänzen, bei Bedarf die Zuständigkeit wechseln. Drei Klicks statt dreissig. Die Routine, mit der du die Pipeline in einer Viertelstunde sauber hältst, findest du in Pipeline in 15 Minuten pro Woche sauber halten.

Massenaktionen: 40 Datensätze in einem Zug

Massenaktionen sind unspektakulär, bis man sie einmal gebraucht hat. Die Tabelle zeigt drei Alltagsfälle im Vergleich.

Aufgabe	Ohne Massenaktion	Mit Ansicht und Massenaktion
Zuständigkeit von 60 Deals nach Personalwechsel übertragen	60 Deals öffnen, Feld ändern, speichern: rund 90 Minuten	Filter «zuständig: Marco», alle markieren, neue Zuständigkeit setzen: 2 Minuten
Tag «Messe 2026» an 120 Kontakte	120 Kontakte einzeln öffnen oder ein Import-Umweg	Filter nach Quelle, markieren, Tag ergänzen
Liste für die Geschäftsleitung	Export, Excel, Spalten löschen, Pivot	Ansicht öffnen, CSV-Export der gefilterten Liste

Eine Regel dazu: Massenaktionen sind schnell, auch in die falsche Richtung. Prüfe vor dem Klick die Anzahl der markierten Datensätze und lies den Filter nochmals. Das Audit-Log zeigt im Nachhinein, wer was geändert hat, aber rückgängig machen ist ein zweiter Arbeitsschritt.

Zeit in Phase und Dashboards: von der Liste zum Cockpit

Die Ansicht beantwortet «welche Deals». Das Dashboard beantwortet «wie steht es insgesamt». In Advanzo baut jede Person mehrere Dashboards aus Karten: Deals pro Phase, gewonnen gegen verloren, Forecast, Aktivitäten pro Person, Anrufe nach Ergebnis. Die Verkaufsleitung hat ein Dashboard für das Monatsgespräch, jede Verkäuferin eines für den eigenen Tag. Die Karten rechnen mit den aktuellen Daten aus dem CRM, eine Pivot-Tabelle vom Freitag tut das nicht.

Die beiden Werkzeuge gehören zusammen. Zeigt die Karte «Deals pro Phase», dass sich in «Offerte gesendet» 28 Deals stauen, öffnest du die Ansicht «Offerten ohne Antwort», sortierst nach Zeit in Phase und siehst, welche sieben davon seit über 30 Tagen liegen. Welche Karten eine Entscheidung auslösen und welche nur Dekoration sind, beschreibt Dashboards, die Entscheidungen auslösen.

Wer die KI-Funktionen nutzt, bekommt dazu ein Deal-Scoring von 0 bis 100 mit Risikomarkierung pro Deal. Das Scoring schlägt vor, worauf du zuerst schaust. Entscheiden, was mit dem Deal passiert, tust du.

Checkliste für Ansichten, die das Team wirklich nutzt

Jede geteilte Ansicht beantwortet genau eine Frage, und die steht im Namen.
Es gibt höchstens fünf bis sieben geteilte Ansichten pro Liste. Mehr liest niemand.
Die Spalte «Zeit in Phase» ist in jeder Deal-Ansicht sichtbar.
Die Sortierung stellt das Dringende nach oben, nicht das Grösste.
Eine Person ist für die Ansicht verantwortlich und passt Filter an, wenn sich der Prozess ändert.
Private Ansichten bleiben privat: Experimente werden nicht geteilt.
Vor jeder Massenaktion wird die Anzahl der markierten Datensätze laut gelesen.
Felder, nach denen oft gefiltert wird, haben feste Auswahlwerte statt Freitext.
Zu jeder Dashboard-Karte gibt es eine Ansicht, die die Details zeigt.

Mini-Szenario: Bauunternehmen mit 9 Personen in Winterthur

Die Seegarten Wohnbau AG hat drei Personen im Verkauf, eine Verkaufsleiterin und fünf in Planung und Ausführung. In der Pipeline liegen 140 offene Deals mit einem Gesamtwert von CHF 3'800'000. Bisher exportierte die Verkaufsleiterin jeden Freitag nach Excel, baute die Übersicht in einer Stunde und schickte sie als PDF. Am Montag war sie bereits veraltet.

Heute gibt es drei geteilte Ansichten: «Review Montag» (offen, Abschluss in 30 Tagen, 34 Deals), «Stillstand» (Zeit in Phase über 21 Tage, 19 Deals) und «Offerten offen» (Phase «Offerte gesendet», 41 Deals). Das Review dauert 25 Minuten statt einer Stunde plus Vorbereitung. Beim Austritt eines Verkäufers wanderten seine 47 Deals in zwei Minuten per Massenaktion zur Kollegin.

Typische Fehler

Ansichten als Ablage: Nach drei Monaten gibt es 30 geteilte Ansichten, und niemand weiss, welche aktuell ist. Lösche, was seit vier Wochen niemand geöffnet hat.
Sortieren nach Wert: Der grösste Deal steht oben, der dringendste auf Seite zwei. Sortiere nach Abschlussdatum oder Zeit in Phase.
Filter auf Freitext: Wer nach Notizen filtert, bekommt Zufall. Filtere auf Felder mit festen Werten, und lege die Werte an, die dir fehlen.
Massenaktion ohne Blick auf die Zahl: 400 statt 40 Kontakte bekommen den Tag. Lies die Anzahl, dann klick.
Dashboard ohne Ansicht dahinter: Die Karte zeigt 28 Deals im Stau, aber niemand kann mit einem Klick sehen, welche. Zu jeder Karte gehört eine Ansicht.
Review auf dem Dashboard statt auf der Liste: Balken führen zu Meinungen, Zeilen führen zu Entscheidungen. Das Review läuft auf der Ansicht.

Häufige Fragen

Auf welchen Listen gibt es Filter und gespeicherte Ansichten?

Auf jeder Liste in Advanzo: Kontakte, Firmen, Deals, Aktivitäten und Produkte. Die Filter greifen auf alle Felder zu, auch auf eigene Felder, die du für dein Team angelegt hast. Eine gespeicherte Ansicht hält Filter, Spalten und Sortierung fest.

Wer sieht eine geteilte Ansicht?

Alle Personen im Workspace, die die enthaltenen Datensätze sehen dürfen. Rollen und Sichtbarkeitsgruppen bleiben in Kraft: Wer nur die eigenen Deals sehen darf, sieht in der geteilten Ansicht auch nur die eigenen Zeilen. Die Ansicht ändert nichts an den Rechten.

Was kann ich per Massenaktion ändern?

Du markierst Datensätze aus einer gefilterten Liste und wendest eine Änderung auf alle an: ein Feld setzen, einen Tag ergänzen, die Zuständigkeit wechseln oder die Auswahl als CSV exportieren. Prüfe vor dem Klick die Anzahl der markierten Datensätze. Das Audit-Log hält jede Änderung fest.

Wie wird die Zeit in Phase berechnet?

Sie zählt die Tage seit dem letzten Phasenwechsel des Deals und steht auf jeder Karte im Kanban. Wechselt ein Deal die Phase, beginnt die Zählung von vorn. So siehst du auf einen Blick, welche Deals in einer Phase festsitzen, unabhängig von ihrem Wert.

Kann jede Person eigene Dashboards haben?

Ja. Jede Person baut mehrere Dashboards aus Karten wie Deals pro Phase, gewonnen gegen verloren, Forecast, Aktivitäten pro Person oder Anrufe nach Ergebnis. Die Verkaufsleitung sieht damit das Team, jede Verkäuferin den eigenen Tag.

Wenn du das in Advanzo ausprobieren willst: advanzo.app.