Offerte senden, online unterschreiben lassen: Dokumente ohne PDF-Pingpong

Mit Advanzo baust du die Offerte direkt aus dem Deal: Firmenname, Ansprechperson, Positionen und Preise kommen per Platzhalter und Produkttabelle ins Dokument. Du sendest es per E-Mail, der Kunde öffnet es im Browser und nimmt es online an oder unterschreibt. Kein PDF, das dreimal hin und her geht, keine Datei namens «Offerte_v4_final_final». Jede Offerte liegt am Deal, mit Status und PDF zum Herunterladen.

Dieser Beitrag ist für Betriebe mit zwei bis zwanzig Personen, die regelmässig Offerten, Angebote oder Verträge verschicken: Handwerk, Agenturen, Beratung, IT-Dienstleister. Wenn du heute Offerten in Word schreibst und als PDF mailst, findest du hier den Weg zum Dokument, das im CRM lebt.

Das Problem heute: die Offerte lebt ausserhalb des CRM

So läuft es in vielen kleinen Betrieben: Die Offerte entsteht in Word oder in einer Vorlage der Buchhaltungssoftware. Jemand kopiert Adresse und Positionen aus dem CRM, aus der letzten Offerte oder aus dem Kopf. Dann wird ein PDF erzeugt und per Mail verschickt. Ab hier beginnt das Pingpong.

• Der Kunde will eine Position ändern. Du öffnest die Word-Datei, passt an, exportierst neu, mailst neu. Version 2.
• Der Kunde druckt aus, unterschreibt, scannt, mailt zurück. Oder er tut es nicht, und niemand weiss, ob er die Offerte überhaupt gelesen hat.
• Die unterschriebene Version liegt in einem Mailpostfach. Der Deal im CRM steht noch auf «Offerte gesendet».
• Drei Monate später fragt jemand aus dem Team, welche Konditionen damals galten. Antwort: «Frag Reto, der hat das gemacht.»

Das kostet nicht nur Zeit. Es kostet Abschlüsse. Jede Runde Pingpong ist ein Tag, an dem der Kunde über eine andere Offerte nachdenkt. Wer schneller eine saubere, änderbare Offerte liefert, hat den Auftrag oft schon, bevor der Mitbewerber sein PDF exportiert hat. Und wenn Offerte und Deal getrennt leben, stimmt der Pipeline-Wert nie mit dem überein, was tatsächlich angeboten wurde.

Was ein Dokument in Advanzo ist

In Advanzo sind Offerten, Angebote und Verträge Dokumente, die am Deal hängen. Du baust sie in einem Editor. Drei Bausteine machen den Unterschied zu Word:

• Platzhalter aus dem Deal: Firmenname, Ansprechperson, Adresse, Deal-Titel und Deal-Wert werden beim Erstellen aus Kontakt, Firma und Deal gefüllt. Du tippst sie nicht ab.
• Produkttabellen: Positionen kommen aus dem Produktkatalog, mit Menge, Einzelpreis und Summe. Der Deal-Wert ergibt sich aus den Positionen.
• Unterschriftsblöcke: ein Block, in dem der Kunde online annimmt oder unterschreibt. Kein Ausdrucken, kein Scannen.

Dazu kommt die Marke: Logo, Farben, Schriften und Absender sind in Advanzo pro Marke hinterlegt. Jedes Dokument übernimmt sie. Ein Agentur-Workspace mit drei Marken schickt also drei verschieden gestaltete Offerten, ohne dass jemand eine Vorlage anfasst.

Wer den KI-Assistenten nutzt, kann sich einen ersten Entwurf des Dokuments aus dem Deal-Kontext erstellen lassen: aus den Kontakten, den Produkten am Deal, dem bisherigen E-Mail-Verlauf und der Marke. Der Entwurf ist ein Vorschlag. Du liest ihn, korrigierst Formulierungen und Preise und entscheidest, ob er rausgeht. Wie das in der Praxis aussieht, zeigt der Beitrag Angebote schneller erstellen mit KI.

So funktioniert es Schritt für Schritt

Schritt 1: Katalog und Marke einmal einrichten

Lege deine Produkte oder Leistungen mit Preisen im Produktkatalog an: Stundensätze, Pauschalen, Material. Hinterlege unter Marken dein Logo, deine Farben, deine Schriften und den Absender. Das machst du einmal. Danach greifen alle Dokumente darauf zu.

Schritt 2: Dokument aus dem Deal erstellen

1. Öffne den Deal und erstelle ein neues Dokument, zum Beispiel eine Offerte.
2. Die Platzhalter für Firma, Kontakt und Deal sind bereits gefüllt.
3. Optional: Lass den KI-Assistenten einen Entwurf aus dem Deal-Kontext schreiben und prüfe ihn Absatz für Absatz.

Schritt 3: Positionen und Konditionen eintragen

1. Füge eine Produkttabelle ein und wähle die Positionen aus dem Katalog. Mengen anpassen, Summe prüfen.
2. Ergänze den Text: Leistungsumfang, Termine, Zahlungsbedingungen, Gültigkeit der Offerte.
3. Setze den Unterschriftsblock ans Ende.

Schritt 4: Per E-Mail senden

Sende das Dokument aus Advanzo per E-Mail an die Ansprechperson. Die Mail läuft über dein verbundenes Postfach (Gmail, Microsoft 365 oder IMAP) und wird im Deal protokolliert. Der Kunde erhält einen Link und sieht die Offerte im Browser, am Desktop oder auf dem Handy.

Schritt 5: Der Kunde nimmt an oder unterschreibt

Der Kunde liest die Offerte online, nimmt sie an oder unterschreibt im Unterschriftsblock. Du siehst das am Dokument im Deal, und das ganze Team sieht es mit. Niemand muss mehr fragen, ob die Offerte zurückgekommen ist. Will der Kunde etwas ändern, antwortet er auf die Mail. Die Antwort landet im selben Deal, und du passt das Dokument an, ohne ein neues PDF zu bauen.

Schritt 6: PDF ablegen und Deal weiterziehen

Lade das angenommene Dokument als PDF herunter, wenn du es für die Buchhaltung oder den Kunden brauchst. Zieh den Deal in die nächste Phase. Ein Workflow kann dir beim Phasenwechsel eine Aufgabe anlegen, etwa «Auftragsbestätigung senden». So geht nach der Unterschrift nichts vergessen.

PDF-Pingpong und Online-Offerte im Vergleich

Die Tabelle zeigt, was sich pro Offerte ändert, wenn das Dokument im CRM entsteht statt in Word.

Checkliste: das gehört in jede Offerte

Eine Offerte, die online angenommen wird, muss alle Fragen beantworten, bevor der Kunde sie stellt. Prüfe vor dem Senden:

• Die richtige Ansprechperson mit korrekter Anrede und Adresse. Platzhalter helfen, aber ein Blick lohnt sich.
• Jede Position mit Menge, Einheit, Einzelpreis und Summe. Keine Pauschale ohne kurze Beschreibung, was drin ist.
• MwSt. ausgewiesen, Preise in CHF. Wie du Preise in der Schweiz klar kommunizierst, steht in Preise in CHF kommunizieren.
• Gültigkeitsdatum der Offerte. Ohne Frist gibt es keinen Grund, jetzt zu entscheiden.
• Lieferfrist oder Ausführungstermin, mit Bedingungen, wenn sie vom Kunden abhängen.
• Zahlungsbedingungen: Anzahlung, Zahlungsziel, Teilrechnungen.
• Was nicht enthalten ist. Drei Zeilen Abgrenzung sparen später drei Stunden Diskussion.
• Unterschriftsblock mit Name und Funktion der Person, die beim Kunden annehmen darf.
• Eine Aufgabe zum Nachfassen im Kalender, falls bis zum vereinbarten Datum keine Rückmeldung kommt.

Mini-Szenario: Sanitärbetrieb mit 6 Personen in Winterthur

Die Brunner Haustechnik AG in Winterthur hat sechs Mitarbeitende: den Inhaber, zwei Personen im Büro und drei Monteure. Die Monteure brauchen kein CRM. Der Inhaber und das Büro arbeiten mit Advanzo, drei Nutzer. Der Betrieb verschickt rund 40 Offerten pro Monat, von der Armatur für CHF 480 bis zur Badsanierung für CHF 18'400. Vorher: Jede Offerte in Word, rund 25 Minuten inklusive Suchen der letzten Preise, dazu Nachfassen per Telefon, weil niemand wusste, ob das PDF angekommen war.

Heute entsteht die Offerte am Deal. Die 60 häufigsten Positionen liegen im Produktkatalog, die Badsanierung ist eine Produkttabelle mit zwölf Zeilen. Zeit pro Offerte: rund 10 Minuten. Das sind 40 mal 15 Minuten, also 10 Stunden im Monat, die das Büro nicht mehr mit Abtippen verbringt. Der Kunde nimmt die Offerte auf dem Handy an, der Deal wechselt auf «Auftrag», und ein Workflow legt die Aufgabe «Montagetermin vereinbaren» an. Die Pipeline zeigt am Monatsende CHF 212'000 an offenen Offerten, und die Zahl stimmt, weil sie aus den Positionen kommt. Wie Handwerksbetriebe ihre Offerten und Aufträge sonst noch im Griff behalten, steht in CRM für Handwerksbetriebe.

Typische Fehler beim Umstieg auf Online-Offerten

• Die Word-Vorlage eins zu eins nachbauen: Viele Vorlagen sind über Jahre gewachsen und enthalten Absätze, die niemand liest. Nutze den Wechsel, um die Offerte auf das zu kürzen, was der Kunde für die Entscheidung braucht.
• Positionen frei tippen statt aus dem Katalog: Dann rechnet jede Person anders, und der Deal-Wert stimmt nicht. Lege die Standardpositionen einmal an.
• Den KI-Entwurf ungelesen senden: Der Entwurf ist ein Vorschlag aus dem Deal-Kontext. Preise, Fristen und Abgrenzungen prüfst du selbst, bevor das Dokument rausgeht.
• Keine Gültigkeit und keine Nachfass-Aufgabe: Eine Offerte ohne Datum und ohne Erinnerung bleibt liegen. Setze beides, bevor du sendest.
• Das PDF trotzdem per Mail anhängen: Dann unterschreibt der Kunde wieder auf Papier. Schick den Link, und erkläre im Mailtext in einem Satz, dass er online annehmen kann.
• Marke nicht gepflegt: Ein Dokument ohne Logo und mit Standardfarben wirkt wie ein Test. Fünf Minuten in den Markeneinstellungen reichen.

Häufige Fragen

Braucht der Kunde ein Advanzo-Konto, um die Offerte anzunehmen?

Nein. Der Kunde erhält per E-Mail einen Link, öffnet das Dokument im Browser und nimmt es dort an oder unterschreibt. Es ist kein Login und keine Installation nötig. Das funktioniert am Desktop und auf dem Handy.

Kann ich die Offerte nach dem Senden noch ändern?

Ja. Wenn der Kunde eine Position ändern will, passt du das Dokument in Advanzo an. Du musst kein neues PDF erzeugen. Die Mail des Kunden landet im selben Deal, so bleibt die ganze Abstimmung an einem Ort nachvollziehbar.

Ist die Online-Unterschrift rechtlich gültig?

Für die meisten Offerten und Aufträge im B2B-Alltag reicht eine schriftliche Annahme, und die Annahme in Advanzo dokumentiert, wer wann angenommen hat. Für Verträge mit gesetzlicher Formvorschrift, etwa bestimmte Mietverträge oder Bürgschaften, kläre die Anforderungen mit deiner Rechtsberatung. Das gilt unabhängig vom Tool.

Was brauche ich für die KI-Entwürfe?

Den KI-Assistenten in Advanzo, der den Entwurf aus dem Deal-Kontext schreibt: Kontakte, Produkte am Deal, E-Mail-Verlauf und Marke. Wahlweise hinterlegst du deinen eigenen Anthropic- oder OpenAI-Schlüssel. In beiden Fällen prüft eine Person den Entwurf, bevor das Dokument gesendet wird.

Kann ich Offerten weiterhin als PDF ablegen?

Ja. Jedes Dokument lässt sich als PDF herunterladen, auch die angenommene oder unterschriebene Version. Das PDF kannst du an die Buchhaltung weitergeben oder dem Kunden auf Wunsch mailen. Das Original bleibt am Deal in Advanzo.

Wenn du das in Advanzo ausprobieren willst: advanzo.app.