Richtige Frequenz im Kundenkontakt

Zwischen «nie wieder gehört» und «jede Woche eine Mail» liegt ein schmaler Grat. Wer zu selten Kontakt hält, wird vergessen. Wer zu oft schreibt, landet im mentalen Papierkorb. Die richtige Frequenz im Kundenkontakt zu finden, ist deshalb keine Geschmacksfrage, sondern entscheidet darüber, ob aus Kontakten Kunden werden und Kunden bleiben.

Es gibt keine magische Zahl

Viele suchen nach der einen richtigen Zahl: alle zwei Wochen, einmal im Monat, viermal im Jahr. Doch eine pauschale Frequenz ignoriert, dass jeder Kontakt anders ist. Ein heisser Lead mitten in der Entscheidung braucht engere Begleitung als ein zufriedener Bestandskunde, dessen Vertrag erst in einem Jahr ausläuft.

Statt einer festen Zahl hilft eine einfache Frage: Habe ich diesmal etwas Relevantes zu sagen? Solange die Antwort Ja lautet, ist Kontakt willkommen. Sobald du nur schreibst, um sichtbar zu sein, wird es lästig.

Frequenz richtet sich nach der Phase

Der einfachste Weg zu einer passenden Taktung ist, sie an der Beziehungsphase auszurichten:

Aktiver Deal: enge Begleitung mit klaren nächsten Schritten, oft im Tages- bis Wochentakt.
Reifephase: Interesse ist da, aber keine Eile, sinnvoll sind sanfte Impulse alle paar Wochen.
Bestandskunde: regelmässige, aber seltene Berührungspunkte mit echtem Mehrwert.
Ruhender Kontakt: wenige, dafür durchdachte Anlässe, um präsent zu bleiben.

Nicht die Häufigkeit nervt deine Kunden, sondern die Belanglosigkeit. Relevanz darf oft sein, Leere schon einmal zu viel.

Ein Beispiel

Ein Vertriebsteam verschickte allen Kontakten denselben monatlichen Newsletter und wunderte sich über sinkende Öffnungsraten. Nachdem es die Frequenz an der Phase ausrichtete, heisse Leads persönlich und häufiger, ruhende Kontakte seltener, aber gezielter, stiegen sowohl Antworten als auch Abschlüsse. Weniger Masse, mehr Wirkung.

Den Überblick behalten

Das eigentliche Problem ist selten die Frequenz selbst, sondern der fehlende Überblick. Wer nicht weiss, wann er zuletzt mit wem gesprochen hat, schreibt entweder zu oft oder vergisst jemanden ganz. Genau hier hilft ein System, das den letzten Kontakt festhält und im richtigen Moment erinnert.

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